Okres przedświąteczny w cukierni czy piekarni to ogromne wyzwanie organizacyjne dla właścicieli i managerów. W ferworze walki nietrudno więc o błędy. Jakie popełniane są najczęściej?

Posiadam ponad 30-letnie doświadczenie w organizacji kumulacji świątecznych, więc na własne oczy widziałem te problemy oraz skutki, które niesie ze sobą ich popełnianie.

Pamiętaj, święta w cukierni czy piekarni to taka mała wojna. Jeśli przygotujesz się odpowiednio, możesz ją wygrać. Twoją nagrodą będzie powiększenie bazy zadowolonych klientów, a to na nich budujesz pomyślność swojej marki. 

1. Zbyt szeroka oferta
Przy świątecznej kumulacji zamówień, niejednokrotnie w ciągu 2 dni jest ich tyle co w normalnym trybie w ciągu 2 tygodni, bardzo trudno sprostać wyzwaniu produkcyjnemu, zachowując tę samą co zwykle jakość i świeżość. Wydajność pracowników, podobnie jak sprzętu jest ograniczona. Logistyka zaopatrzenia, produkcji i przechowywania również jest wówczas utrudniona. Dlatego warto na okres świąteczny przygotować specjalną ofertę, prawdziwe hity, dobrze wypromowane w grudniu i oferowane już kilka tygodni wcześniej. Takie podejście zapobiega nadmiernemu chaosowi organizacyjnemu i przeciwdziała obniżeniu standardów jakości, czyli tym zjawiskom, które mszczą się pogorszeniem reputacji marki po świętach.

2. Zbyt późno przygotowana oferta
Klienci piekarni i cukierni powinni dostać gotową, konkretną informację o możliwości zamawiania produktów na święta znacznie wcześniej. Social media, firmowa strona www, aplikacja czy papierowe ulotki powinny funkcjonować w przestrzeni na kilka tygodni przed świętami, aby zainteresowani nią, po pierwsze, zapamiętali firmę, w której kupią produkty, a po drugie, aby złożyli zamówienia i nie musieli się martwić dostępnością świątecznych smakołyków.
Oczywiście nie zostawiamy na lodzie klientów, którzy nie złożyli zamówień, musimy więc przewidzieć pulę produktów dla osób nieplanujących zakupów z wyprzedzeniem. Ilości te można oszacować na podstawie sprzedaży w poprzednim roku. Warto też ostrzec klientów, że tylko złożenie zamówienia zagwarantuje, że dane produkty będą na nich czekać. Nasza w tym głowa, aby klienci chcieli kupić nasze produkty i żeby złożyli zamówienia wcześniej. Jeśli nie zależy im tak bardzo na naszych wyrobach, to znak że może nie są wyjątkowe, nie różnią się jakością od produktów marketowych.

3. Zbyt późno zebrane zamówienia
To dość powszechny grzech przedsiębiorców wynikający z dobrego serca z chęci większego zysku. Każdy piekarz i cukiernik dobrze wie, że kumulacja sprzedaży to jedna strona medalu, a jej spadek po świętach trwający nawet do nowego roku to ta druga. Część właścicieli stara się więc wykorzystać okazję na zwiększenie sprzedaży do maksimum. Jakie są wady takiego podejścia? Brak konkretnego planu produkcji w okresie przed świętami powoduje problemy z logistyką, jakością i świeżością. Pracownicy nie są w stanie „dorabiać” wciąż nowych produktów, gdyż nie ma już odpowiedniej ilości surowców i półproduktów. Nikt nie chce też pracować dłużej niż 12 godzin, bo to zajęcie ciężkie i wymagające. Nie sprzyja to również powstawaniu produktów jakościowych, przygotowywanych z należytą starannością. W efekcie klienci dostają towar niedopracowany, z wadami, stary, zdarza się też, że zamówienia są mylone, a nawet giną. Koszt takiego spadku jakości i poziomu obsługi będzie się długo odbijał czkawką. Należy zatem jak najwcześniej zebrać zamówienia, warto dać klientom graniczny termin, aby nie czekali z decyzją do samych świąt. To ważne z dwóch powodów: po pierwsze, jeśli złożą zamówienie u nas, to nie pójdą już do konkurencji, po drugie, potrzebujemy zaplanować produkcję, więc tydzień przed świętami musimy mieć komplet.

4. Źle rozplanowana produkcja
Organizacja świąt Bożego Narodzenia czy Wielkanocy powinna rozpocząć się min. 2 miesiące wcześniej. Produkcji na tłusty czwartek również wymaga od nas takiego podejścia. Od czego zacząć? Oczywiście od marketingu, czyli przygotowania propozycji oferty. Następnie należy wykonać próby technologiczne i zgromadzić produkty do sesji fotograficznej. Zdjęcia lub filmy są kluczowe, musimy mieć co opublikować w social mediach lub na ulotkach. Oferta pojawia się na kilka tygodni przed świętami, więc klienci mogą się z nią zapoznać i zapamiętać nas jako swój świąteczny wybór.
Następne kroki to zebranie zamówień i opracowanie planu produkcji, na podstawie którego obliczamy zapotrzebowanie na surowce i układamy harmonogram działań. Brak dobrej organizacji produkcji w rozbiciu na konkretne asortymenty oraz półprodukty i z rozłożeniem w czasie oznacza utratę kontroli nad produkcją, kiedy ta działa na najwyższych obrotach. W sytuacji takiej występuje problem z wyprodukowaniem żądanej ilości, a pracownicy wpadają w panikę. Trudno o dobrą atmosferę, taka praca dla nikogo nie jest przyjemna. Plan produkcji musi więc zawierać konkretne czynności z podziałem na osoby lub działy i czas niezbędny na jej przygotowanie. Surowce muszą być zamówione odpowiednio wcześniej w oparciu o plan produkcji i prognozowane ilości zamówień. W tym przypadku bardzo dobrze sprawdza się zarządzanie procesowe. Nazwanie wszystkich procesów, które dzieją się w firmie, skatalogowanie ich i umieszczenie w czasie daje obraz możliwości danej cukierni/piekarni.

5. Zbyt mało pracowników
Wymienione już grzechy przedsiębiorców pokutują problemem z wydajnością pracy. Pracownicy nie mogą nagle zwiększyć jej o 100 lub 200%. Istnieje oczywiście możliwość zatrudnienia dodatkowych osób na kilka dni, ale skąd brać te wykwalifikowane i odpowiednio przeszkolone? Jak zwykle może to odbić się na jakości produktów. Wielkie firmy oferujące wyroby w postaci zamrożonej rozwiązują ten problem rozłożeniem produkcji w dłuższym czasie. To rozwiązanie wygodne, ale piekarnie i cukiernie rzemieślnicze nie mogą oferować mrożonek klientom. W takiej sytuacji sprawdza się: przygotowanie dobrej i niezbyt szerokiej oferty, sprawne zbieranie zamówień, przygotowanie dobrego planu produkcji i przeprowadzenie jej zgodnie z tym planem. W ten sposób wydajność pracy znacząco wzrasta. Lepszą opcją jest nieoferowanie wszystkiego co mamy niż sprzedaż kiepskich, a co gorsza nieświeżych produktów.

6. Błędnie oszacowane ilości zamówionych surowców
Tu znów kłaniają nam się braki organizacji produkcji świątecznej czy zbyt późne zebranie zamówień i wykonanie planu produkcji. Brak odpowiedniej ilości surowców w odpowiednim czasie oznacza przestój, a to ostatnia rzecz, na którą możesz sobie pozwolić w tym gorącym okresie. Nerwowe poszukiwanie surowców, kupowanie ich odpowiedników to prosta droga do zmiany smaku czy obniżenia jakości naszych wyrobów. Pamiętaj o tym przy planowaniu produkcji, oblicz w arkuszu Excel dokładne zapotrzebowanie na surowce w oparciu o rzeczywiste receptury produktów i ilości. Ta praca oszczędzi ci wielu problemów w czasie świątecznej produkcji, która może przejść sprawnie i gładko, wtedy wszyscy będą zadowoleni.

7. Obniżenie jakości produktów
To „grzech ciężki”, który jest wynikiem wielu składowych. Chęć zysku powoduje, że dochodzi do wielu wpadek typu stary produkt, nieświeże półprodukty, kiepski poziom obsługi, błędy w recepturach – inny smak niż zwykle, inne surowce niż zwykle, pomyłki w zamówieniach… Te błędy przyczynią się do odwrócenia się części klientów od twojej marki, pojawią się negatywne opinii w Google, „odlajkowanie” social mediów, nieprzychylny marketing szeptany. Być może przed świętami sprzedamy trochę więcej produktów, ale prawdopodobnie stracimy część klientów, którzy przez cały rok zostawiają u nas pieniądze. Dlatego ostatecznie naprawdę warto dobrze przygotować się do akcji święta odpowiednio wcześnie i w odpowiedni sposób.

 * * * 

7 grzechów to oczywiście nie wszystko, co można pójść nie tak w trakcie realizacji produkcji świątecznej. Błędy, które wymieniłem, moim zdaniem są popełniane często.Jeśli miałeś podobne problemy do opisywanych, możesz skorzystać z konsultacji w sprawie prawidłowego planowania produkcji lub możliwości rozwoju twojej marki, których udzielam w ramach firmy help4bakery.pl.

Mirosław Kurek, właściciel firmy consultingowej Help4Bakery,
prezes Stowarzyszenia Rzemieślnik
kontakt@rzemieslnik.org