Oświadczenie pracowników o obowiązującym do celów podatkowych NIP-ie lub numerze PESEL przedsiębiorca może przechowywać na dysku komputera. Papierowy dokument potwierdzający, jakim identyfikatorem podatkowym posługuje się dany pracownik, z jego własnoręcznym podpisem nie jest niezbędny.
Podobne artykuły
Darmowy posiłek dla pracowników i to jeszcze bez podatku? Można? Można!Pączki w firmie mogą zmniejszyć podatekWpływ relacji pracowników na kondycję firmyZatrudniający podwładnych pracodawca, czy współpracujący z konkretnymi osobami zleceniodawca obowiązani są do zebrania od pracowników (zleceniobiorców) oświadczeń dotyczących właściwych dla nich identyfikatorów podatkowych (NIP lub PESEL). Widok i koszt piętrzącej się dokumentacji pracowniczej przeraża z pewnością niejednego przedsiębiorcę, na szczęście jednak fiskus przychyla się do możliwości przechowywania takich informacji w postaci elektronicznej.
Obowiązek płatnika PIT
Płatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych osób wykonujących pracę na podstawie umów o pracę i umów zlecenia muszą zebrać od swoich pracowników i zleceniobiorców oświadczenia o numerze identyfikującym ich dla celów podatkowych, tj. NIP-u lub numeru PESEL. Płatnicy obowiązani są bowiem przez przepisy podatkowe do podawania następnie identyfikatorów podatkowych podatników na dokumentach związanych z wykonywaniem zobowiązań podatkowych oraz niepodatkowych należności budżetowych, do których poboru są obowiązane organy podatkowe i organy celne. Właśnie po to muszą dysponować dostępem do informacji o obowiązującym konkretnego podatnika identyfikatorze.
Wystarczy zapis na dysku
Ponieważ ustawa o zasadach ewidencji i identyfikacji podatkowej podatników i płatników milczy w temacie sposobu przechowywania oświadczeń o wybranym identyfikatorze podatkowym, można przyjąć, że płatnik posiada w tym obszarze pewną dowolność. Może wystarczyć dokument w formie elektronicznej na platformie internetowej - bez własnoręcznego podpisu, tylko z elektroniczną akceptacją zawartych w nim danych. Podkreśla to Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z dnia 26.06.2013 r., o sygn. IBPBII/1/415-356/13/MK, powołując się na fakt, iż żadne obowiązujące przepisy prawa podatkowego nie określają sposobu przechowywania przez płatnika oświadczeń o wyborze przez podatnika (pracownika lub zleceniobiorcę) identyfikatora podatkowego (PESEL lub NIP). Można więc przyjąć, że również w przypadku, gdy przedsiębiorca uzyskiwał oświadczenia w formie pisemnej, podpisanej przez podatników, nie musi ich przechowywać w oryginalnej papierowej formie. Wystarczyć powinny zatem np. zarchiwizowane na dysku skany oświadczeń.
Katarzyna Miazek, Tax Care
Dominik Mędrzycki, księgowy Tax Care
Polecamy inne materiały Tax Care:
-
Wigilię dla kontrahentów można rozliczyć w kosztach, ale z dużą ostrożnością
-
Mikroprzedsiębiorcy oceniają warunki do prowadzenia biznesu - raport
-
Oświadczenie o obowiązującym pracownika identyfikatorze przedsiębiorca przechowa elektronicznie
-
Coraz więcej przedsiębiorców wybiera opodatkowanie podatkiem liniowym i skalą
-
W zastępstwie przed fiskusem nie tylko profesjonalny pełnomocnik
-
Od października sklepy przekażą nieodpłatnie żywność bez VAT-u
-
Trzy miesiące bez ZUS i podatku dochodowego – ustawa dla przedsiębiorców dziś w Sejmie
-
Podwyżka płacy minimalnej – mały zysk dla pracownika, duży koszt dla przedsiębiorcy
-
Wznawiając firmę przed wakacjami nie można zmienić sposobu opodatkowania
-
Debet na koncie firmowym może być za darmo, ale tylko do pewnej kwoty
-
Powrót do zwolnienia podmiotowego w VAT możliwy, ale po roku
-
PIT wysłany pocztą może wydłużyć czas oczekiwania na zwrot podatku
-
PIT Last Minute – składając zeznanie w ostatniej chwili możemy nie dotrzymać terminu
-
2 mld zł dla mikroprzedsiębiorców z małych miejscowości lub wsi
-
Ubezpieczenie na życie wykupione dla pracownika może zmniejszyć podatek