Wiele przedsiębiorstw koncentruje wysiłki na maksymalnej optymalizacji procesów sprzedaży, szukając tam największych korzyści. Warto jednak zwrócić również uwagę na obszar gospodarowania surowcami, ponieważ także tam możemy znaleźć oszczędności przy wsparciu zintegrowanego systemu informatycznego.

W sytuacji rosnących cen surowców warto przyjrzeć się prowadzonej w naszej firmie gospodarce surowcowej i zastanowić się, czy jest ona zorganizowana w sposób dający największe korzyści. Czy wszystkie procesy planowania, sterowania, kontroli przebiegają niezależnie od zmiennych uwarunkowań personalnych (tzw. czynnika ludzkiego)? Należy także zwrócić uwagę na wielkość stanów magazynowych, jakość dostarczanych surowców, datę trwałości, sposób wydawania surowców na produkcję oraz rozliczanie magazynów. Odpowiednie zarządzanie surowcami pozwoli uwolnić środki finansowe, zwiększając płynność przedsiębiorstwa, odciąży magazyn i zredukuje straty wynikające np. z powodu przeterminowania produktu czy z braku kontroli nad wydawaniem surowców do produkcji.

Spójny system zarządzania
Efektywna organizacja procesów zarządzania magazynem przyniesie spodziewane korzyści, jeśli wsparta będzie specjalistycznym zintegrowanym systemem informatycznym, dedykowanym branży piekarskiej. Integracja modułów zaopatrzenia, gospodarki magazynowej i produkcji w jednym systemie sprawia, że newralgiczny w każdej firmie dział logistyczny otrzymuje pełne i aktualne dane niezbędne do zarządzania zaopatrzeniem. Pozwalają one na świadome, mające uzasadnienie w liczbach, podejmowanie decyzji oraz optymalne dostosowanie zakresu zamówień do potrzeb.

Informacja to podstawa
Dane, o których mówimy, to nie tylko informacje tylko o stanach magazynowych. Taka informacja jest zbyt uboga, aby odpowiednio zarządzać (tj. przygotowywać i realizować) procesami zaopatrzenia w przedsiębiorstwie.

Użytkownicy zintegrowanego Systemu CSB otrzymują m.in. dane dotyczące:
• stanów magazynowych,
• podpisanych kontraktów,
• stanów planowych, minimalnych/maksymalnych, alarmowych magazynu,
• stanów dyspozycyjnych,
• planowanej produkcji,
• statystyk/danych archiwalnych z poprzednich okresów,
• warunków handlowych dostawców, ich asortymentu, cen, rabatów oraz danych logistycznych,
• automatycznie generowanych propozycji zamówień.

Pracownik dysponujący taką wiedzą może szybko złożyć zamówienie; towar pojawi się we właściwej ilości
w odpowiednim czasie, we właściwym miejscu, bez pomyłek i strat. System aktywnie wspomaga użytkowników również w momencie przyjęcia surowca. Z chwilą pojawienia się dostawcy pracownik magazynu ma dostęp do wszystkich danych o spodziewanej dostawie, znajdujących się w centralnym systemie ERP. Jego zadanie ogranicza się zatem do weryfikacji dostawy według zamówienia pod kątem ilościowym i jakościowym.

 
Bezbłędna kontrola
Wszelkie błędy i pomyłki są w ten sposób eliminowane jeszcze przed przyjęciem surowca, pracownicy nie skupiają się na pracochłonnym wyjaśnianiu niezgodności i korekcie dokumentów. Pozytywny wynik kontroli dostaw oznacza automaty-
czne zaksięgowanie surowca w zdefiniowanym (skonfigurowanym) wcześniej magazynie. Już na tym etapie
– ze względu na wymagania śledzenia pochodzenia – każda partia dostawy surowca otrzymuje indywidualny numer, który pozwala odtworzyć drogę surowca w cyklu produkcyjnym i dystrybucyjnym przedsiębiorstwa.   

Adam Steć