O korzyściach wdrożenia oprogramowania POS w piekarniach i cukierniach – opowiada Kamil Maliszewski, ekspert firmy POSBOX.

Firmy coraz częściej sięgają po różne rozwiązania IT, które usprawniają procesy. Czy zastosowanie oprogramowania POS w przedsiębiorstwach o profilu piekarsko-cukierniczym rzeczywiście pomoże usprawnić pracę?

Kamil Maliszewski, POSBOX: Zastosowanie w cukierniach i piekarniach systemów POS zdecydowanie poprawia wygodę i szybkość pracy, a co się z tym wiąże – przyspiesza wszystkie procesy. Co więcej zwiększa kontrolę i poziom analiz. Można powiedzieć, że zastosowane systemy POS narzucają pewien rygor na te firmy, oczywiście w pozytywnym tego słowa znaczeniu. Dzięki odpowiedniemu oprogramowaniu wszystko staje się uporządkowane i jawne w firmie.

Zatem jakie procesy usprawnia oprogramowanie przeznaczone dla firm piekarniczo-cukierniczych?

KM: Korzyści jest naprawdę dużo, ale warto wspomnieć m.in. o usprawnieniu obiegu dokumentów, bowiem z papierowych wersji firma „przesiada się” na wersje elektroniczne. Zatem mamy tutaj pełną, kontrolowana archiwizację, a do dokumentów mają dostęp wszystkie uprawnione osoby. Z innych usprawnień warto wymienić szybsze wybieranie produktów na stanowisku sprzedażowym. Pracownicy nie muszą zapamiętywać wszystkich kodów PLU. Nowoczesne systemy POS dla cukierni i piekarni pozwalają również znacznie szybciej wdrożyć pracowników do pracy z systemem. Wystarczy tylko godzina i każdy może zostać sprzedawcą, w dowolnym miejscu sprzedaży. Stosując systemy POS, przedsiębiorcy mogą cieszyć się również wyższym poziomem kontroli i analizy. Systemy POS wspierają nie tylko proces sprzedaży, ale także pozwalają kontrolować gospodarkę magazynową. Umożliwiają dokonywanie przesunięć magazynowych i pozwalają na elektroniczne ustalanie i szacowanie zamówień.

Jakie możliwości systemów POS są wartościowe dla samych właścicieli przedsiębiorstw?

KM: Tak naprawdę przedsiębiorcy doceniają możliwość stałej kontroli nad biznesem. Rozliczenie z każdej przysłowiowej kajzerki, pozwala im na bieżąco śledzić kondycję swojego biznesu. Nowoczesne systemy POS umożliwiają kontrolę zarówno zwróconych produktów, ale i ekspedycji czy kierowców. Decydując się na zastosowanie systemów POS w cukierniach i piekarniach właściciele mają pewność w kwestii prawidłowego rozliczenia czasu pracy ekspedientów. Mogą w szybki i prosty sposób sprawdzić godziny normatywne czy też nadgodziny, które poszczególni pracownicy wypracowali. Taka kontrola z jednej strony pozwala im na analizę czasu pracy personelu, z drugiej zaś pozwala efektywnie zarządzać przedsiębiorstwem, bowiem mogą dla przykładu „przerzucać” personel między poszczególnymi placówkami. Systemy POS pozwalają również na systematyczne przeprowadzanie wszelkiego rodzaju analiz sprzedaży, pozwalając właścicielom między innymi na wgląd do widoku sprzedaży poszczególnych produktów, czy też na godzinowy rozkład frekwencji paragonów. Systemy POS dla cukierni i piekarni to również zwiększenie sprzedaży oraz przyspieszenie obsługi klienta. Zastosowanie ich w cukierniach i piekarniach, to również ułatwiona komunikacja między pracownikami, m.in.w zakresie oprzyjmowanie towarów i zaopatrzenia między ekspedientami i kierowcami. Właściciele przedsiębiorstw, które działają w oparciu o systemy POS doceniają również ograniczoną ilość zwrotów.

Jakie inne, wartościowe z punktu widzenia cukierni i piekarni funkcjonalności mają systemy POS?

KM: Jeżeli chodzi o wykorzystywane w cukierniach i piekarniach systemy POS, to niewątpliwie bardzo istotna jest jedna baza z cenami, dzięki której eliminowane są błędy związane ze złym naliczeniem wartości produktu. Właściciele i pracownicy doceniają również zdalne zarządzanie promocjami i wyprzedażami, które również znacznie ograniczają możliwość pojawienia się błędów w rachunkach klientów. W pracy w cukierniach i piekarniach niezwykle ważna jest również możliwość podłączenia z urządzeniami takimi jak waga czy komputer, a to umożliwiają właśnie systemy POS. Stosowane obecnie w przedsiębiorstwach systemy POS,to również znacznie łatwiejsze i szybsze szkolenie pracowników. Co więcej systemy POS, to dodatkowe miejsce na reklamę przy stanowisku POS na monitorze dla klienta.

Ile czasu zajmuje wdrożenie oprogramowania?

KM: Sama instalacja urządzeń i systemów POS w lokalu to ok. 4 godzin, niezależnie od tego, w jakiej branży działa przedsiębiorstwo. Uwzględniając w tym podstawowe przeszkolenie właściciela oraz personelu. Jeżeli chodzi zaś o przygotowanie wszystkiego po stronie sklepu, to ciężko jednoznacznie określić czas, który trzeba na to poświęcić. Zazwyczaj trwa to od jednego do kilku dni roboczych.

Rynek oprogramowania POS jest już bardzo rozbudowany i mamy wiele różnych rodzajów oprogramowania. Jednak czy branża piekarniczo-cukiernicza jest przygotowana na wdrożenie takich systemów?

KM: Branża coraz bardziej dostosowuje się do warunków rynkowych. Właściciele chcą być bardziej świadomi tego, co dzieje się w ich sklepach czy biznesach. Chcą być na bieżąco z aktualnymi wynikami finansowymi przedsiębiorstwa oraz z ogólnym stanem firmy. Oswoili się już z tym, że wyposażenie sklepu to nie tylko dobrze dobre lady, chłodnia czy krajalnica, ale także dobry i wartościowy system sprzedażowy.