Rosnąca produkcja piekarni i cukierni, oparta na nowoczesnej technologii i tradycyjnych recepturach, to nie tylko nowe możli­wości rozwoju, ale też duże wyzwania w zakresie informatyzacji.

Piekarnia Cukiernia AK Otrębu­sy to rodzinny interes założony przez Alicję Kalińską i Krzysztofa Kowalskiego w 2001 r. Firmą z sukcesem zarządza drugie pokolenie, z Katarzyną Bąt­kowską na czele. Wraz z rosnącą produkcją zaczęły pojawiać się problemy w sprawnym funkcjonowaniu firmy w różnych obszarach. Podczas kompletacji i wysyłki towarów po­jawiało się coraz więcej błędów. Brak rozli­czenia magazynowego przynosił wymierne straty. Trudno było sprostać wymaganiom związanym ze śledzeniem pochodzenia su­rowców i wyrobów gotowych. Kiedy pojawiły się trudności z utrzymaniem powtarzalno­ści produkcji i wysokich standardów jakości, decyzja była prosta. – Na pewnym etapie rozwoju uświadomiliśmy sobie, że bez do­brego i nowoczesnego wsparcia informa­tycznego nie będziemy w stanie sprawnie i skutecznie zarządzać firmą – potwierdza Katarzyna Bątkowska. Firma złożyła więc wniosek o dofinansowanie unijne projektu z programu Innowacyjna Gospodarka, Dzia­łanie 8.2. „Wspieranie elektronicznego bizne­su typu B2B”. Z ofert w ramach ogłoszonego przetargu wybrano koncepcję CSB-System.

Koncepcja CSB-system dla AK Otrębusy
Wdrażając system B2B, firma zdecydowa­ła się na kompleksową optymalizację pro­cesów, również w obszarze wewnętrznej logistyki i produkcji. W pierwszym etapie projektu przygotowano analizę przedwdro­żeniową i opracowano dokładną koncepcję rozwiązania. Kompleksowe wdrożenie roz­wiązania CSB-System oprócz dostawy i kon­figuracji oprogramowania obejmowało też dostawę sprzętu (serwer, back-up, terminale mobilne, drukarki etykiet, komputery prze­mysłowe CSB-Rack® wraz z integracją wag) oraz organizację szkoleń.

Z szerokiej gamy modułów Systemu CSB wdrożono: zaopa­trzenie magazynu, produkcja, PPS, sprze­daż, EDI, M-ERP, integracja z zewnętrznym systemem księgowym oraz integracja inter­netowego portalu zamówieniowego.
• Proces składania zamówień został oparty na elektronicznej wymianie danych zarówno dla dostawców (proces zaopatrzenia), jak i odbiorców (proces sprzedaży).
• Kontrola procesów logistycznych rozpo­czyna się w momencie przyjęcia surowców do magazynu i jest kontynuowana podczas produkcji (naważanie składników oraz reje­stracja wyrobu gotowego). Każda rzecz jest identyfikowana podczas przyjęcia do ma­gazynu, etykietowana kodem kreskowym, ewidencjonowana i przekazywana na pro­dukcję. Wyroby gotowe również są znako­wane etykietą z kodem kreskowym.
• Proces kompletacji ułatwiają mobilne termi­nale. Oprócz kompleksowej rejestracji danych wewnątrzzakładowych zrealizowano połącze­nie maszyn produkcyjnych Marden w celu optymalizacji ich serwisu i redukcji przestojów.
• Część sprzedażowa została połączo­na z produkcją, logistyką i magazynem, dzięki czemu informacje o zamówieniach są uwzględnione w planie produkcji. Na pod­stawie zdefiniowanych w systemie receptur generowane jest zapotrzebowanie na su­rowce i materiały, co stanowi też informację do analizy dyspozycyjnej stanów magazy­nowych i składania zamówień u dostawców.

Osiągnięte korzyści
Informatyzacja procesów przy wykorzysta­niu rozwiązania CSB-System zoptymalizowa­ła procesy w zakresie sprzedaży, produkcji i gospodarki magazynowo-towarowej. Elek­troniczny i zautomatyzowany obrót doku­mentów handlowych usprawnił i zredukował czas obsługi zamówień. Kontrola stanów ma­gazynowych dla surowców i wyrobów goto­wych zredukowała koszty i uwolniła środki pieniężne. Pełna ewidencja koszy i ich roz­liczanie zredukowały straty w tym zakresie w zasadzie do zera (na 8000 tys. koszy bę­dących w obrocie firmy po roku konieczne było wyjaśnienie zaledwie 4 przypadków).
Dzięki pełnej integracji procesów logistycz­nych wraz z równoległym zarządzaniem ilo­ściami i wartościami łatwe stało się: wpro­wadzanie nowego asortymentu, weryfikacja opłacalności wytworzenia oraz określenie ceny sprzedaży gwarantującej określony poziom zysku.