To, ile godzin pracujemy oraz jak efektywnie to robimy, zależy od nas samych. Bez względu na to, jak wiele czasu poświęcamy na cele zawodowe, możemy usprawnić organizację pracy i czasu. Dzięki temu będziemy mogli wykonać te same czynności w krótszym czasie, a tym samym zyskać dodatkowe minuty.

Ograniczona ilość czasu to problem, który dotyczy każdego pracownika i przedsiębiorcy w sferze zawodowej, ale również w prywatnej. Doba ma dokładnie 24 godziny i musi wystarczyć do realizacji wszystkich planów, bez względu na to, kim jesteśmy. Dlatego konieczne jest umiejętne zarządzanie czasem, które wymaga odpowiednich narzędzi. Poniżej polecam kilka technik, które osobiście stosuję w swojej pracy.

Mapa myśli
Istnieje bardzo prosta, a jednocześnie skuteczna technika organizacji pracy, która ma uniwersalne zastosowanie. Mapa myśli pomaga usystematyzować pracę, szczególnie gdy dana dziedzina jest zawiła i zawiera wiele zagadnień oraz szczegółów. Kolejnym atutem tej techniki jest łatwe przekazywanie pracy niższym szczeblom, dzięki przejrzystości nie stwarza problemów z odczytaniem i wybraniem odpowiedniej kolejności realizacji zadań.  Mapa myśli to nic innego jak notatki zebrane w uporządkowanej formie graficznej, które możemy w płynny sposób przemieszczać i dodawać w wybranych kategoriach.

 
Pierwszy krok zaczynamy od sprecyzowania tematu, który umieszczamy w centrum mapy. Następnie dopisujemy kolejne rozgałęzienia jako strategiczne punkty i dziedziny wokół centrum. Gdy wypiszemy już duże kategorie, zaczynamy je rozwijać, dopisując kolejne rozgałęzienia, aż dojdziemy do szczegółów. Możemy w ten sposób projektować nowe pomysły i rozwiązania, planować codzienny czas pracy, jak i układać biznesplany. Wszystko zależy od tego, jaki efekt finalny chcemy uzyskać. Największym atutem tego narzędzia pracy jest możliwość płynnego i uporządkowanego przelewania myśli na papier - w formie notatki. Jeśli w naszej głowie krąży mnóstwo pomieszanych wątków, po zapisaniu ich w formie mapy myślowej staną się dużo bardziej przejrzyste i prostsze do zrealizowania.

Macierz Eisenhowera
Kolejną niezwykle ciekawą techniką kreatywnej analizy pracy jest macierz Eisenhowera. Metoda pozwala również na sprawdzenie poziomu własnej organizacji. Technikę tę możemy stosować w dowolnym programie komputerowym lub na zwykłej kartce papieru.

W pierwszej kolejności należy wypisać listę rzeczy, które chcemy osiągnąć, czyli nasze cele. W osobnej kolumnie zapisujemy czynności, które wykonujemy każdego dnia. Na liście powinny znajdować się zarówno ważne działania przybliżające nas do celu, jak i te mało znaczące, np. podróże służbowe, telefony, spotkania z klientami i partnerami, czas poświęcony  na korzystanie z komunikatorów społecznościowych, oglądanie telewizji, uprawianie sportu, opłacenie rachunku za prąd czy prywatna korespondencja elektoniczna. Po wypisaniu wszystkich czynności wykonywanych przez nas podczas dnia należy umieścić je w odpowiedniej kwarcie macierzy, ze względu na wpływ na realizację naszych celów.

Macierz podzielona jest na cztery pola:
Pole nr I – rzeczy pilne i ważne
To oczywiście te czynności, które musimy wykonać w pierwszej kolejności, ponieważ mają wpływ na realizację założonego celu. Najlepiej, aby w tym polu nie było żadnych pozycji, które awansowały z pola nr II. Wyjątkiem są nieplanowane zagadnienia, które pojawiły się nagle i muszą być zrealizowane natychmiast. Jeśli mamy ich wiele, oznacza to, że byliśmy niekonsekwentni i dopuściliśmy do zaniedbania ważnych obowiązków.

Pole nr II – rzeczy ważne, ale niepilne
To wszystkie elementy pracy, również długoterminowe, np. nowy projekt lub przygotowanie do ważnego wydarzenia, mającego odbyć się w przyszłości. Na tych czynnościach warto skupić się od razu po wykonaniu zadań pilnych. W tym polu powinniśmy umieścić najwięcej zaplanowanych zadań do wykonania, ponieważ wpływa na realizację wszystkich celów, zarówno krótko-, jak i długoterminowych.

Pole nr III – rzeczy pilne, ale nieważne
To takie, które powinny być wykonane natychmiast, ale nie mają dla nas większego znaczenia. Najczęściej
w tym momencie okazuje się, że czynności te wykonujemy machinalnie i do tej pory traktowaliśmy je jako istotne, jednak w rzeczywistości nie przybliżają nas do celu. Jest to sygnał, że warto z nich zrezygnować lub oddelegować niższym szczeblom organizacji.

Pole nr IV – rzeczy niepilne i nieważne
Powinny być całkowicie wyeliminowane, ponieważ stanowią jedynie tzw. pożeracze czasu. Najczęściej jest to bezowocne surfowanie po Internecie, portalach społecznościowych lub odpowiadanie na nieistotne e-maile. Do tego pola zaliczamy wszystkie czynności, które nie mają znaczenia w realizacji celów.

Dzięki dobrze wykorzystanej macierzy Eisenhowera możemy sprawdzić, w którą stronę zmierzamy. Przede wszystkim dowiadujemy się, jak rozkładamy pracę względem czasu i zadań, a także ile czasu w ciągu dnia poświęcamy na rzeczy absorbujące, nieprzynoszące żadnych korzyści w naszej pracy. Możemy natomiast wyciągnąć wnioski, czy realizujemy plany przybliżające nas do sukcesu, czy raczej nasza praca polega na tzw. gaszeniu pożarów.

Po wykonaniu analizy powinniśmy zacząć eliminować zadania z pól nr III i IV oraz zadbać o to, aby „czyścić” pole nr I. Wówczas zaczniemy spędzać więcej czasu w polu numer II, które w największym stopniu wpływa na nasze życie. Oczywiście nie wszystkie elementy możemy wyeliminować lub oddelegować.

Rysunek powyżej przedstawia rozkład najbliższy ideałowi, w jakim powinny zawierać się nasze codzienne czynności oraz czas. Warto go sobie zapamiętać.  

 Michał Rusek, www.MarketingDlaCiebie.pl