W 2012 r. po raz pierwszy można było odebrać niewykorzystane dni wolne w ciągu 9, a nie – jak dotychczas – 3 miesięcy. Warto jednak przypomnieć zasady udzielania urlopu wypoczynkowego, aby uniknąć potencjalnych konfliktów z podwładnymi.

Prawa i obowiązki

Według Kodeksu pracy art. 168, do końca 2011 r. urlop niewykorzystany w terminie określonym w planie urlopów czy w porozumieniu z pracodawcą należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego. W wyniku nowelizacji Kodeksu pracy pracownicy mogą od 2012 r. wykorzystywać zaległy urlop do końca września. Przełożony ma zatem prawo zmobilizować zatrudnionego do urlopu przed upływem trzeciego kwartału. Jednocześnie należy podkreślić, że na zarządzającym ciąży obowiązek udzielenia pracownikom urlopu w tym roku kalendarzowym, w którym podwładny uzyskał do niego prawo.

Kodeks pracy ściśle określa sytuacje, w których może zaistnieć powstanie zaległości urlopowych. Do tych okoliczności należy zaliczyć:

• przesuniecie urlopu na wniosek pracownika lub z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy;

• przesuniecie urlopu w sytuacji, kiedy pracownik nie może go rozpocząć w ustalonym terminie z przyczyn usprawiedliwiających nieobecność w pracy;

• niemożność wykorzystania urlopu z przyczyn wymienionych w art. 166 k.p. (czasowa niezdolności do pracy wskutek choroby; odosobnienia w związku z chorobą zakaźną; odbywania ćwiczeń wojskowych albo przeszkolenia wojskowego do 3 miesięcy; urlopu macierzyńskiego);

• odwołanie podwładnego z urlopu.

Oporny pracownik

W przypadku oporu pracownika przed wyjazdem na wakacje warto wiedzieć, że na zaległy urlop pracodawca może wysłać personel przymusowo. Kolejną taką sytuacją, kiedy decyzja o terminie wykorzystania urlopu może być podjęta przez przełożonego jednostronnie, jest okres wypowiedzenia.

Takie uprawnienia przedsiębiorcy potwierdził Sąd Najwyższy w wyroku z 24 stycznia 2006 r. (I PK 124/05). Uznał, że pracodawca ma prawo zmusić pracownika do wykorzystania zaległego urlopu, podkreślając, że „prawo do urlopu wypoczynkowego określone jest przepisami o charakterze bezwzględnie obowiązującym i to w odniesieniu do obu stron stosunku pracy. Pracodawca jest zobowiązany do udzielenia pracownikowi urlopu wypoczynkowego w określonym rozmiarze i terminie określonym według ustalonych zasad, a z drugiej strony pracownik nie może zrzec się prawa do urlopu (…) i nie może odmówić wykorzystania urlopu udzielonego zgodnie z przepisami prawa pracy”.

W przypadku, kiedy pracownik nie zgadza się na wykorzystanie zaległego urlopu, pracodawca podejmując decyzję o tym za niego, musi poinformować pracownika o tym fakcie pisemnie, wskazując termin wybrania urlopu. Jeśli pomimo tego pracownik stawi się w pracy, pracodawca ma prawo odsunąć go od wykonywania obowiązków.

Odwrotna sytuacja jest natomiast niemożliwa – tj. w przypadku, kiedy pracodawca nie udzieli zaległego urlopu do końca września, pracownik nie może samowolnie go rozpocząć po tym terminie. Jeśli tak się stanie, a pracownik nie pojawi się w pracy, to pracodawca ma prawo uznać absencję jako nieusprawiedliwioną (czyli jako ciężkie naruszenie podstawowych obowiązków pracownika) i może nawet rozwiązać angaż bez wypowiedzenia z winy podwładnego.

Warto również podkreślić, że prawo do corocznego, płatnego urlopu jest jednym z najważniejszych uprawnień pracowniczych i nie ma możliwości (nawet za zgodą pracodawcy), by został on skrócony w stosunku do wymiaru określonego w Kodeksie pracy. Pracownik, nawet jeśli chce, nie może także zrzec się urlopu.

Urlopowe zaległości

W każdej firmie mogą zdarzyć się jednak pracownicy, którzy notorycznie nie korzystają z prawa do urlopu wypoczynkowego (bądź nie mają możliwości udania się na urlop) i w rezultacie posiadają zaległy urlop z kilku poprzednich lat. Należy przy tym pamiętać, że roszczenia ze stosunku pracy przedawniają się z upływem trzech lat od dnia, w którym stały się wymagalne. Obejmuje to również sytuacje związane z udzieleniem urlopu wypoczynkowego.

Zgodnie z wyrokiem Sądu Najwyższego z dnia 11 kwietnia 2001 (I PKN 367/00),  wydanego jeszcze w okresie obowiązywania poprzedniego brzmienia artykułu 168 k.p., rozpoczęcie biegu terminu przedawnienia roszczenia o udzielenie urlopu wypoczynkowego następuje z końcem roku kalendarzowego, za który urlop przysługuje bądź najpóźniej z końcem pierwszego kwartału, jeśli termin ten został przesunięty. Tym samym okres przedawnienia prawa do urlopu należy liczyć najpóźniej od dnia określonego przez ustawodawcę jako termin wykorzystania urlopu zaległego.

Artykuł 168 k.p. w poprzednim brzmieniu ma zastosowanie do urlopu zaległego za 2010 i lata wcześniejsze. Dopiero w przypadku niewykorzystanego urlopu za 2011 wydłużenie okresu wykorzystania urlopu zaległego będzie wpływało na bieg terminu przedawnienia – tym samym roszczenie o udzielenie urlopu wypoczynkowego za 2011 przedawni się najpóźniej z upływem 30 września 2015 r.

Warto wiedzieć, że możliwość skorzystania przez pracodawcę z zarzutu przedawnienia jest tylko uprawnieniem, a nie obowiązkiem. Tym samym przełożony może odmówić udzielenia urlopu osobie, której ten urlop się przedawnił.

autor: Justyna Gul