Wiadomo, że lepiej zapobiegać niż leczyć. Taka gruntowna weryfikacja zasad funkcjonowania firmy na rynku to nic innego, tylko zapobieganie zawczasu niekorzystnym zmianom. Najważniejsza jest wiedza, w którym momencie podjąć odpowiednie kroki i zaaplikować pacjentowi właściwą metodę leczenia.
|
Artykuł pochodzi ze styczniowego wydania magazynu Mistrz Branży
Zamów numery archiwalne w wersji PDF: prenumerata@MistrzBranzy.pl |
Warto od razu wyjaśnić, że reorganizacja to nie restrukturyzacja, która kojarzy się z bardzo złą kondycją przedsiębiorstwa. Restrukturyzacja to ostateczność związana z drastycznymi decyzjami o redukcji etatów, natomiast reorganizacja to maksymalne osiągnięcie efektywności oraz redukcja kosztów w firmie na nowo stworzonych strukturach, mające poprawić funkcjonowanie przedsiębiorstwa. Tę metodę najczęściej stosują duże firmy i międzynarodowe korporacje. 
Proszę wrzucić w Internet hasło „restrukturyzacja firmy”. Oprócz typowych opracowań znajdą tu Państwo informacje prasowe w odniesieniu do koncernów światowych. Ale czy reorganizacja jest domeną dużych firm? Nie, ponieważ tak naprawdę każdy podmiot gospodarczy wymaga odświeżenia czy weryfikacji swoich zasad działania. Faktem jest, że najczęściej takie gruntowne „przemeblowanie” fundują sobie duże firmy, bo mają najwięcej do stracenia – duży udział w rynku i pozycję lidera.
Specjaliści ds. reorganizacji podkreślają, że te działania są wpisane w naturę każdej firmy, tylko nie każda firma potrafi w porę zdecydować się na zmianę struktury. – Reorganizacja ma charakter „leczniczy” i powinna prowadzić do usuwania różnych defektów i niedociągnięć oraz do podniesienia rentowności firmy – twierdzi Marcin Poniedziałek, który od lat nadzoruje procesy reorganizacji i komercjalizacji.
W Polsce w branży piekarniczej jest to nowe zjawisko, które powoli przebija się do świadomości przedsiębiorców. W świecie biznesu jest to proces normalny, prowadzony raz na 5 lat, a takie gruntowne zmiany są czymś naturalnym i pożądanym.
Poniżej prezentujemy krótki opis, jak przebiegają przygotowania do reorganizacji, prezentowany przez firmę Hertz Polska Reorganizacje.
Kiedy reorganizować?
Kiedy w piekarni zaczyna być źle, to zapadają decyzje albo o cięciu kosztów, albo rozszerzeniu asortymentu lub wprowadzeniu nowej technologii. To jest pewne rozwiązanie, tylko zazwyczaj na krótką metę. Wystarczy przyjrzeć się doświadczeniom dużych firm, które potrafią wychodzić obronną ręką z niejednej podbramkowej sytuacji – zauważymy, że tam zmianom na poziomie produkcji towarzyszą zmiany na poziomie struktury.
Kiedy zatem potrzebna jest reorganizacja? Wtedy, gdy pojawiają się poniższe symptomy:
niepewna sytuacja firmy na rynku, brak rentowności,
a także: możliwe zadłużanie firmy, brak umiejętności dostosowania się do warunków biznesowych panujących w branży, zagrożenie niekorzystnym bilansem.
Firmy, które mają niekorzystny bilans finansowy, wysokie zadłużenie, mogą się nie kwalifikować do reorganizacji. Takie przedsiębiorstwa potrzebują bardziej zaawansowanego programu ratunkowego, czyli restrukturyzacji. Nie jest to jednak reguła. Struktura organizacyjna nie ma aż tak dużego znaczenia. Dla mniejszych struktur (firm) poprawa z pozoru o niewielkich wartościach może okazać się zbawienna.
|
Analiza oceniająca
Każdą reorganizację poprzedza wstępna analiza oraz ocena kondycji firmy w porównaniu z innymi uczestnikami rynku. To wtedy pada zasadnicza odpowiedź na pytanie, czy firma kwalifikuje się do przeprowadzenia reorganizacji. Decyzja o tym jest bardzo ważna zarówno dla firmy, która ma się poddać procesom, jak i firmy, która ma przeprowadzić zmiany. Firma przeprowadzająca reorganizację bierze pełną odpowiedzialność za prowadzony proces, dlatego tak ważny jest wysoki współczynnik skuteczności i opłacalności reorganizacji z punktu widzenia piekarni. Reorganizację warto przeprowadzić w piekarni, w której nigdy nie prowadzono podobnych prac. Proces ten pokaże wiele niedoskonałości, które nie były dostrzegane przez kierownictwo firmy na co dzień z uwagi na pewne „przyzwyczajenia”. Oczywiście można zdecydować się na częściowy proces.
Przygotowanie do zmiany
Najważniejszy krok, który daje odpowiedzi w sprawie reorganizacji, to analiza. Obejmuje ona: sprzedaż, produkcję, administrację, personel, marketing, technologię oraz technikę, sposób zarządzania, zabezpieczenie prawne firmy, zakupy, informatyzację, standaryzację procesów zachodzących w firmie. Na podstawie szczegółowej analizy i jej wyników specjaliści mogą określić, które obszary wymagają reorganizacji i w jaki sposób ją przeprowadzić. Następnym krokiem jest ogólny wywiad z zarządem. W rozmowach z osobami decyzyjnymi ważne jest uzyskanie informacji, gdzie – według nich – powinna być przeprowadzona reorganizacja. Chodzi o maksymalnie wiele informacji do ustalenia celów reorganizacyjnych.
Na każdym obszarze strategia przygotowywana jest wspólnie z właścicielami piekarni, ponieważ to osoby decyzyjne muszą być przekonane o konieczności i sensie zmian. Ważne, aby kierownictwo firmy utrzymało przyjęte standardy wynikające z procesu po zakończeniu reorganizacji. Propozycje i uzgodnienia (cele i strategia) zakresu reorganizacji przygotowywane są wcześniej przez firmę, która ma przeprowadzić reorganizację, a później omawiane i implementowane z kierownictwem firmy.
Współpraca
Podpisanie umowy w sprawie reorganizacji daje zielone światło dla realizacji zlecenia. Pełny proces reorganizacyjny w poszczególnych działach firmy trwa około 45 dni – ten czas zależy od stanu początkowego oraz od oczekiwanego poziomu efektywności założonego celu. Proces ten trwa stosunkowo krótko, ponieważ większość firm piekarniczych przeprowadza go po raz pierwszy, co powoduje, że firma reorganizująca zajmuje się tylko najważniejszymi obszarami, przynoszącymi największe efekty.
Jak zapewniają eksperci, w czasie realizacji zlecenia prowadzone są konsultacje z zarządem przedsiębiorstwa. Takie prace u podstaw zakładają ścisłą współpracę zarówno z kierownictwem piekarni, jak i z pracownikami – kierowcami, piekarzami, magazynierami, księgowymi i kadrowymi. Proces reorganizacji przewiduje również prace na poziomie prawnym, które umożliwią przekształcenie firmy w rozwiązania korzystniejsze podatkowo. Końcowym etapem jest podsumowanie i zakończenie prac reorganizacyjnych przedsiębiorstwa.
***
To, czy nowe zasady działania będą praktykowane, w ogromnej mierze zależy od kierownictwa piekarni. Doskonale wiemy, że nie wystarczy wyposażyć zakład w system informatyczny czy nowy park maszynowy. Owszem, system informatyczny będzie kontrolować przebieg prac w piekarni, politykę magazynową, produkcyjną, sprzedażową, logistykę i księgowość firmy, ale mózgiem całej operacji jest kierownictwo czy właściciele podejmujący decyzje. To od nich zależy, z jakim efektem użyją dostępnych narzędzi do zarządzania firmą czy nowej technologi. – Reorganizacja to przede wszystkim zmiana mentalności, która wymaga od reorganizowanych otwarcia na nowe myślenie – dodaje na koniec ekspert Marcin Poniedziałek.
