Food cost to kluczowy wskaźnik w zarządzaniu piekarnią, cukiernią czy lodziarnią, ponieważ pozwala na utrzymanie równowagi między jakością serwowanych potraw a zyskami.

Pojęcie to obejmuje koszty surowców użytych do wytworzenia produktu oraz stratę powstałą podczas procesu produkcyjnego, a także opakowanie (jeśli produkt będzie sprzedawany na zewnątrz). Z kolei koszty produkcyjne to food cost plus pozostałe wydatki, takie jak: koszty pracy (pracownicy), energii, koszty logistyczne. Na etapie kiedy określamy cenę, powinniśmy dodatkowo ustalić marżę dla danego produktu.

Zarządzanie food costami w piekarni i cukierni jest bardzo podobne, przy czym musimy pamiętać, że ten w piekarni jest zwykle produktem 1-dniowym, a jego receptura jest zazwyczaj mniej rozbudowana niż tego w cukierni. W piekarni koszty są zazwyczaj mniejsze, a to ze względu na niższe ceny surowców.

Kontrola kosztów surowców
Surowce, które w ostatnim czasie mają duży wpływ na food cost, to: masło, śmietana, czekolada, owoce i wanilia. W piekarni na food cost składa się głównie cena mąki, która się ustabilizowała, ale nie spadła w porównaniu do tej sprzed pandemii i wojny w Ukrainie.

Monitorowanie cen surowców jest bardzo ważne, przesądza bowiem o opłacalności wytwarzania produktów piekarskich i cukierniczych. W tych branżach ważne jest, aby mieć odpowiednich partnerów w biznesie, którzy komunikują się z nami, kiedy zaczynają obserwować wahania cen rynkowych. Jeżeli kooperujemy z partnerem, a nie tylko osobą, która nam coś sprzedaje, wtedy obie strony dbają o to, aby ceny były na rynkowym poziomie.

Podstawowym narzędziem do stałej kontroli cen surowców jest tzw. „zakupowiec”, czyli osoba, która weryfikuje ceny rynkowe, komunikuje się z dostawcami, poszukuje nowych rozwiązań zakupowych oraz jest w stałych relacjach z partnerami biznesowymi. Kolejnym narzędziem, jakie pozwala kontrolować ceny i ich zmiany, to system do zarządzania zakupami, stanem magazynowym, recepturami i sprzedażą (może to być odpowiednio prowadzony Excel). U kilku moich klientów funkcjonują również tzw. „giełdy”. Opierają się one na cotygodniowym uzupełnieniu przez dostawców tabeli cenowej dotyczącej podstawowych surowców, takich jak: mleko, olej, cukier, jaja pasteryzowane, masło, margaryna.

Pamiętajmy, że ceny surowców zmieniają się w ciągu roku. Dlatego warto monitorować rynek, ale też odpowiednio na nie reagować. Co możemy zrobić, gdy ceny szybują w górę? Najczęściej stosowaną metodą jest przeniesienie kosztów na klienta, ale jest to tylko jedno z rozwiązań – w mojej ocenie ostateczne. Zanim zdecydujemy się na ten krok, powinniśmy usiąść i porozmawiać z partnerami, którzy dostarczają nam surowce, o możliwościach negocjacji cen, znalezieniu produktu o podobnych parametrach w niższej cenie (pod warunkiem, że jego jakość pozostanie na tym samym poziomie). Warto też przyjrzeć się procesom produkcyjnym, zastanowić się, czy nie ma przestrzeni do optymalizacji kosztów produkcyjnych, a dopiero potem podnieść cenę produktu.

Optymalizacja receptur
Jakie zmiany wprowadzać, aby zachować wysoką jakość i minimalizować koszty? Optymalizację receptury stosuję tylko i wyłącznie, zmieniając surowiec na taki o o zbliżonych parametrach i smaku. Czasami modyfikacja sposobu krojenia (w cukiernictwie), np. z kwadratu na prostokąt czy trójkąt, pozwoli na uzyskanie optycznie podobnego produktu w większej liczbie sztuk.

Są składniki w piekarni i cukierni, w przypadku których nie da się pójść na kompromis, np. zastąpić masła margaryną lub tzw. melanżem (mieszaniną masła i margaryny). Jednak możemy poszukać innego producenta masła i w ten sposób obniżyć food cost. Można też poszukać innego rozwiązania. Wynegocjować u partnera, by na pewien okres przy większym zakupie zamroził cenę danego surowca. Warto też pytać o nowych producentów danego surowca, być może są tacy, którzy dopiero poszukują rynku zbytu, więc ich ceny są na satysfakcjonującym poziomie. Są także surowce, które można pozyskać z innych kanałów niż dotychczasowe, pozwala to na wynegocjowanie korzystniejszych cen, bez obaw o utratę jakości.
Czasem można iść na kompromisy, ale łatwiej, zamiast obniżyć jakość produktu, wymyślić taki o innym kształcie czy o nucie smakowej. I to proste, lecz świetne rozwiązanie pozwoli nam ustalić inną cenę dla nowego produktu.

Zarządzanie odpadami
Przyjrzymy się, jakie kroki podjąć, aby zminimalizować odpady w produkcji. Czy wprowadzenie innowacyjnego rozwiązania pomoże ograniczyć marnotrawstwo jedzenia? Podstawowym aspektem jest analiza sprzedaży produktów. Istotny jest, aby mieć świadomość, jak układa się nasza sprzedaż w danym dniu tygodnia, w określonych godzinach dnia. Trzeba równocześnie brać pod uwagę sezonowość i pogodę. Wszystkie te elementy mają kluczowe znaczenie podczas dnia sprzedażowego, a ostatecznie pozwalają uniknąć strat.

Odpowiednie planowanie produkcji wpływa na zminimalizowanie strat, ogranicza też wyrzucanie nadprodukcji do kosza. Zawsze staram się tworzyć receptury i produkty tak, aby miały maksymalnie długi okres przydatności do spożycia lub była szansa wykorzystać je w 100%. Posłużę się przykładem chleba żytniego, jeśli nie zostanie on sprzedany w pierwszym dniu produkcji, świetnie sprawdzi się jako baza do kanapek na dzień następny (pieczywo żytnie pełni smaku i aromatu nabiera po 24 h). Dodatkowo jeśli proces produkcyjny został dobrze przeprowadzony, to takie pieczywo można sprzedawać przez 48 h.

Kolejnym przykładem może być dobranie odpowiedniej technologii dla danej produkcji, żeby zminimalizować stratę, tj. półzapieki lub mrożenie szokowe. Jeśli jednak wszystkie te zabiegi zawiodą, to nadwyżki produkcyjne są zawożone do instytucji pożytku publicznego, takich jak: noclegownie, ochronki, domy dziecka lub punkty foodsharingu.
W zakładach, w których doradzam właścicielom lub managerom, szkolę przede wszystkim zakupowców. Zwracam ich uwagę, aby poszukiwali surowców w opakowaniach zbiorczych wymiennych lub takich, które można recyklingować. Najczęściej podpisujemy umowy z firmami zajmującymi się recyklingiem szkła, tektury i metalu. Dzięki temu nie płacimy za wywóz odpadów, a firmy w ramach współpracy odbierają segregowane odpady za darmo i je przetwarzają.

Zakupy i negocjacje z dostawcami
Dobór dostawców to proces długotrwały, jednakże niezwykle istotny. Oczywiście najczęściej bazujemy na wcześniejszych doświadczeniach lub poleceniu. Przepływ informacji pomiędzy właścicielami piekarni, cukierni jest spory, często kontakty pozyskuje się właśnie w ten sposób. Bardzo dobrym źródłem takiej wiedzy są także targi branżowe w ich trakcie można poznać nowe firmy i dostawców którzy wcześniej do nas nie dotarli. Czy jeśli znajdziemy już właściwego dostawę, to warto podpisywać długoterminowe umowy, mając nadzieję, że pomoże to lepiej kontrolować food cost? Umowy długoterminowe mogą dawać poczucie stabilizacji i bezpieczeństwa, jednak są też obarczone ryzykiem. Owszem, pozwalają utrzymać pewien poziom food costu, ale w momencie kiedy ceny spadają, pozostajemy z umową, która zobowiązuje nas do zakupów po wyższych cenach. To zatem pewnego rodzaju loteria, ryzyko. Sądzę, że w przypadku zakładów, które mają bardzo dużą produkcję, takie umowy są niezbędne, jednak w odniesieniu do małych i średnich to dość ryzykownych ruch.

Może zatem warto ponegocjować? Które aspekty negocjacji są najważniejsze – cena, jakość, terminowość dostaw? Jestem w stałym kontakcie z partnerami, jeśli chodzi o ceny, obie strony mają świadomość, że gramy do jednej bramki. Zwykle bywa tak, że opiekun z danej hurtowni wie, że na rynku zaczyna coś dziać się z ceną lub dostępnością surowca. I to właśnie on zwykle komunikuje, że ceny będą podnoszone lub są braki z dostępnością surowca, a co za tym idzie – zwykle zaczynają rosnąć ceny.

Ta biznesowo partnerska relacja pozwala podejmować kroki po przeanalizowaniu problemu i odpowiednio zareagować. W zasadzie wszystkie z wymienionych aspektów są bardzo ważne, ale warto usystematyzować je w następujący sposób:
1) komunikacja z partnerem,
2) serwis ze strony dostawcy (terminowość, jakość),
3) cena.

Sezonowość i food cost
Zawsze korzystam z dobrodziejstw danej pory roku czy to w cukierni, lodziarni, piekarni czy garmażerce. Sezonowość pozwala na zachowanie atrakcyjności adekwatnej do tego, co klient chce otrzymać, umożliwia też optymalizację kosztów, ponieważ surowce w sezonie są w najlepszej (najniższej) cenie. Osobiście lubię tworzyć harmonogram produktów sezonowych, które świetnie uzupełniają nasz asortyment. Wykorzystuję je również do urozmaicania tzw. „koni pociągowych”, czyli produktów, które są w sprzedaży przez cały rok.

Mimo że sezonowość oznacza wahania cen, w gastronomii nie da się uniknąć takich produktów, bowiem klienci poszukują lodów i deserów z udziałem owoców, na które jest sezon. Wyobraźmy sobie produkcję np. jagodzianek w styczniu. To się nie uda! W każdym sezonie trzeba podchodzić do tematu na nowo, tworzyć produkt, rzetelnie wykonać kalkulację i wprowadzić go do sprzedaży. Warto zacząć od małej partii produkcyjnej i obserwować, jak klient przyjął nasz produkt, czy o niego pyta, czy po niego wrócił. Sezonowość to jedna z fajniejszych cech pracy w gastronomii, nie wyobrażam sobie produkcji bez takich składników.

Sezonowość związana jest również z trendami. Podążanie za nimi jest bardzo ważne, ale oznacza też, że do menu wprowadzamy zupełnie nowy produkt i surowiec. Często cena może zaważyć na tym, czy będzie to tylko chwilowa nowość, czy produkt zostanie w karcie na stałe. Food cost zawsze ma znaczenie przy wprowadzaniu produktu, w obecnych czasach raczej nikt nie może pozwolić sobie na produkcję poniżej kosztów ani na przestrzelenie ceny, bo to spowoduje, że klient pójdzie do konkurencji. Nasz produkt zawsze możemy kreatywnie podkręcić dodatkiem ziarna, ładniejszą dekoracją.

W ostatnim czasie, podążając za potrzebą rynku, przygotowałem produkt piekarski o cechach właściwych dla pieczywa funkcjonalnego, tzw. keto. Niestety koszty surowcowe były zbyt wysokie, aby umieścić go na półce z innym pieczywem. Po analizie i weryfikacji sprzedaży innego pieczywa funkcjonalnego oraz lokalizacji punktów dystrybucji doszliśmy do wniosku, że jego ilość będzie niska, zaś prawdopodobieństwo pozostawania produktu w tej cenie na półce nie pozwoli uzyskać pożądanego wyniku finansowego w założonym okresie. Decyzję podejmowaliśmy na podstawie analizy sprzedaży pieczywa dla sportowców, wysokości marży oraz długości procesu produkcyjnego.

Technologia i automatyzacja produkcji
Nowe technologie poprawiają pozycjonowanie firmy na rynku. Korzystanie z nowinek pozwala docierać do nowych klientów, ale także przywiązuje tych stałych. Nowinki technologiczne zwykle nie obniżają kosztów, ich wprowadzanie wymaga zazwyczaj szkolenia pracowników, zanim osiągną oni satysfakcjonujący poziom wiedzy, koszty są wyższe, ale już automatyzacja produkcji pozwala na optymalizację procesów, wdrożenie do obsługi maszyny jest zwykle krótsze niż nauka nowej technologii.

Automatyzacja produkcji spożywczej w dobie braków personalnych i fachowców to jedyna droga, aby utrzymać ją na dobrym poziomie oraz zachować powtarzalność. Kluczowymi doświadczeniami są wdrożenia linii produkcyjnych do wytwarzania bułek, drożdżówek, przekąsek oraz automatycznych wałkowarek. Bardzo ciekawe i poprawiające jakość produktów jest stosowanie wstrzymanej (zimnej) fermentacji, pozwala to również na optymalizację produkcji i minimalizację strat.

Polityka cenowa
Jak ustalać ceny wypieków i produktów cukierniczych? To banalne i wydawałoby się podstawowe zagadnienie wcale nie jest takie oczywiste. Wiele osób stosuje różne strategie, choćby podglądanie cen u konkurencji czy też niezbyt szczegółowe podliczenie cen surowców oraz dodatkowych aspektów produkcji. Tymczasem na poprawną i realną cenę produktu cukierniczego wpływają wymienione już składowe kosztów wytworzenia. Musimy pamiętać, że wyrób cukierniczy nie jest produktem pierwszej potrzeby, dlatego też jego cena końcowa powinna być adekwatna do jakości produktu, jaki wytworzyliśmy, i zasobności portfeli grupy konsumenckiej, w którą celujemy. Zwykle produkty cukiernicze wymagają większej otoczki marketingowej, odpowiedniego opakowania, pozycjonowania w social mediach oraz atrakcyjnej prezentacji w ladzie.
Jeśli już decydujemy się na podnoszenie cen, pamiętajmy, by nie robić tego pochopnie, zmieniając ceny danego produktu zbyt często, wprawiamy klienta w zmieszanie i dezorientację. Najczęściej stosuję podnoszenie cen w danym asortymencie, czyli np.: najpierw dotyczy to bułek, za 2-3 tygodnie chlebów itp. Najmniej problematycznymi przy podnoszeniu cen są produkty cukiernicze takie jak torty, ciasta kremowe, sztukowe.

Czy kryzys gospodarczy ma wpływ na food cost?
Obecna sytuacja rynkowa nie ma znaczącego wpływu na food cost. Cały czas staram się analizować rynek sprzedaży i jeśli jakiś surowiec nie pozwala mi na sprzedaż, bo spada poniżej progu opłacalności, to zwykle po przeanalizowaniu kosztów wycofuje go. Aby utrzymać odpowiedni poziom rentowności analizuję koszty wytworzenia (obecnie główny koszt produkcyjny stanowi praca ludzkich rąk), możliwości optymalizacji kosztów, procesu produkcyjnego oraz sprzedaż. Jeżeli w żadnej z tych przestrzeni nie znajduję rozwiązania, wycofuję produkt. Po jakimś czasie wdrażam go ponownie w innej formie, być może ze zmienionym składem lub dekoracją, i traktuję jako zupełnie nowy.

Edukacja zespołu
Każdy dział produkcji ponosi część odpowiedzialności za food costu, począwszy od działu zakupów, personelu produkcyjnego, pakowania i magazynowania po transport. Określamy punkty krytyczne w każdym obszarze i koszty, jakie możemy ponosić, jeśli gdzieś się zmieniają, decydujemy, co dalej z tym zrobić. Każdy z obszarów i zespołów wie, jak obchodzić się z powierzonymi narzędziami czy surowcami (ważna jest jakość i powtarzalność surowca), ma również świadomość, jakie są parametry początkowe i finalne. Cotygodniowe spotkania z liderami pozwalają na nanoszenie poprawek i ewentualnych nowych wytycznych

Na podstawie wieloletnich obserwacji jako szkoleniowca i doradcy nasuwa mi się mało optymistyczny wniosek, że mimo deklaracji ze strony pracowników o chęci poszerzania wiedzy i decydowania o produktach, pozostają oni w starych przyzwyczajeniach. Oczywiście chodzi przede wszystkim o pracowników produkcyjnych. Liderzy to inna kwestia, ich świadomość jest większa, potrafią zaskoczyć nieszablonowym i innowacyjnym podejściem do optymalizacji. Wiadomo, że świadomy, lojalny pracownik będzie starał się szanować surowce i kreatywnie podchodzić do ich wykorzystania, tak by zadbać o optymalizację food costu.

Tomasz Korfel, Pan Bajgiel

* * *

Masz pytania? Potrzebujesz konsultacji? Skontaktuj się z Panem Bajglem!
Tomasz Korfel (Pan Bajgiel) – mistrz cukiernictwa i piekarstwa; cukiernictwem zajmuje się od 35 lat, a piekarstwem od 22. Doradza w sprawach technologii piekarskiej i cukierniczej, optymalizacji procesów produkcyjnych i ciągów technologicznych, rozwoju produktu, wyliczania food costu i kalkulacji.

e-mail: korfeltomasz@gmail.com
tel. 797 293 271