Odkrywamy kulisy pracy zewnętrznego managera! Prowadzisz piekarnię lub cukiernię? Musisz to przeczytać!

Kiedy redaktor naczelna „Mistrza Branży” poprosiła mnie o zdra­dzenie szczegółów pracy podczas przeprowadzania rewolucji w pie­karniach, w pierwszej chwili odmówiłem, kierując się dobrem klientów. Podpisuję umowy o poufności i nie mogę (a właści­wie nie chcę) ich łamać. Po namyśle po­stanowiłem ujawnić kilka pikantnych detali. Robię to jednak w taki sposób, aby nikt nie zorientował się, o kim piszę. Myślę, że dla dobra właścicieli małych i średnich firm, bo w obsłudze takich zakładów się spe­cjalizuję, warto opisać często popełniane błędy. Będzie trochę kontrowersyjnie, ale mam nadzieję, że przede wszystkim cie­kawie i z korzyścią.

1. Brak szefa
Pierwszym bardzo często popełnianym błę­dem jest brak przywódcy. Właściciel przy­chodzi, robi coś, załatwia pewne sprawy, ale ostatecznie nie jest przywódcą dla pra­cowników. Zamiast pełnić rolę pierwszo­planową jest raczej statystą. W tej sytuacji w firmie często pojawiają się inne osoby, które ten brak uzupełniają, innymi słowy, pełnią rolę nieformalnych szefów. W efekcie właściciel nie zyskuje szacunku pracowni­ków. Nie jest dla nikogo autorytetem, ra­czej przemyka po zakładzie z nadzieją, że nikt nie będzie nic od niego chciał. Liczy na to, że problemy rozwiążą się same, że wszystko jakoś „się ułoży”. Niestety prawda jest taka, że przy takiej postawie szefa zakład nigdy się nie roz­winie, a właściciel będzie raczej starał się utrzymać obecny stan rzeczy. Ta droga może prowadzić do bankructwa, ponieważ konkurencja nie śpi, a ambitni pracownicy odchodzą do innych firm. Rozwiązania są dwa. Albo właściciel podejmuje pracę nad własnym wizerunkiem w firmie, wdraża­jąc modyfikację przede wszystkim swoich zachowań. Albo zatrudnia managera, któ­ry przejmuje rolę przywódcy. Oczywiście pod warunkiem, że otrzyma od właścicie­la odpowiednią władzę i zyska szacunek pracowników.

2. Kto jest szefem?
Drugim błędem, który często obserwuję w firmach zarządzanych przez małżeństwa lub rodziny, to brak podziału kompetencji, a także brak jednoznacznego przywództwa. Kiedy właściciele zarządzają „wspólnie”, pracownicy nie wiedzą, do kogo i z jakimi sprawami mają się zgłaszać. Zdarza się, że szefowie wydają sprzeczne polecenia, nierzadko w małżeństwie się nie układa i to widać przy zarządzaniu firmą. Jedynym właściwym rozwiązaniem jest wskazanie osoby zarządzającej firmą i jasny podział kompetencji pomiędzy członków rodziny. Następnie wystarczy zakomunikować nowe zasady pracownikom i dobrze wykonywać swoje obowiązki. Trzymać się ustalonego podziału. Jakkolwiek brutalnie to zabrzmi, członkowie rodzin, którzy nie pracują uczci­wie, a pobierają wynagrodzenie, są obcią­żeniem dla firmy i hamują jej rozwój.

3. Szef centuś
Trzeci błąd, jaki obserwuję, dotyczy bardzo delikatnej kwestii – „nadmiernej oszczędności” w zakresie kosztów pracy, przez złośliwych nazywanej chciwością. Właściciel, który chce, aby jego firma osiągnęła jak najlepszy wynik finansowy – co zrozumiałe – wciąż poszukuje nowych ludzi, oferując im stawki niższe od rynkowych, umowy śmieciowe, w niepełnym wymiarze oraz przymuszając do pracy w go­dzinach nadliczbowych (bez dodatkowego wy­nagrodzenia). Oczywiście znajdują się ludzie, którzy zgodzą się na takie warunki, skoro pra­cy aktualnie nie mają, ale jeśli tylko znajdą lepszą, porzucą to miejsce bez skrupułów. Jaka w tym wszystkim jest oszczędność? Żadna! Firma wciąż ponosi koszty rekruta­cji, szkoleń, klienci nie dostają stałej jakości – co człowiek to inne wyroby. W przypadku sprzedawców częste zmiany kadry ozna­czają niski poziom obsługi, brak znajomości towaru i firmy, co wpływa negatywnie na wielkość sprzedaży. Takie zarządzanie może i daje oszczędno­ści, ale firma drepcze w miejscu. A ciągłe zmiany załogi zużywają większość energii kadry kierowniczej, której brakuje sił do działań rozwojowych.

4. Dziadostwo zamiaSt jakości
Czwartym błędem popełnianym przez wła­ścicieli jest nadmierna oszczędność w za­kresie surowców. W tym przypadku nie­stety bardzo łatwo przekroczyć delikatną granicę pomiędzy oszczędnością a zwykłym dziadostwem. Używanie substytutów pro­duktów to droga do obniżania jakości i ze­psucia własnej marki. Firmy rzemieślnicze, które dziś niczym się nie wyróżniają, nie mają większych szans na to, aby przetrwać konkurencję z zakładami przemysłowymi czy sieciami handlowymi. Stopniowe przej­mowanie klientów, którzy decyzje zakupo­we opierają wyłącznie na niskiej cenie, to nieunikniony i nieodwracalny proces. Nie­stety, ale firmy, które nie zauważą w porę tej oczywistej tendencji, prawdopodobnie czeka bankructwo. Dokładnie ten sam proces ma miejsce na zachodzie Europy. Z tą różnicą, że koszt pracy jest tam już około 3 razy wyższy niż w Polsce. Dlatego przeciętne i słabe firmy już dawno zbankrutowały, zaś te wyjątko­we mają się dobrze, a ich klienci odróżnia­ją jakość przemysłową od rzemieślniczej. Bardzo ważną kwestią, która stanowczo wpływa na wyróżnienie się spośród kon­kurencji, jest używanie naturalnych surow­ców i wytwarzanie swoich produktów od zera właśnie z takich składników. Naturalne smaki tworzone w oparciu o świeże su­rowce – nabiał, owoce, ziarna, przyprawy, warzywa, czekolady – to najlepsza droga do pozyskania świadomego i wymagające­go klienta. Podążanie tą drogą to również najlepszy sposób na skuteczny i efektywny marketing.

5. Gdzie Się podział marketing?
Piątym błędem jest niedostateczny lub zu­pełny brak marketingu. Właściciele małych, a nawet średnich firm zbyt często nie zdają sobie sprawy z jego potęgi. Brak działań w social mediach, oferta niedopasowana do aktualnych trendów, brak jednolitej identy­fikacji graficznej na wszystkich nośnikach reklamy, brak spójnego i uczciwego przeka­zu do konsumenta to spora strata, ponieważ ten nie wybiera twojej firmy. Zwyczajnie nie wie, że warto, bo mu tego nie pokazałeś. Jednak konsument nie chce też marketingu sztucznego, napompowanego, opartego na fałszywych informacjach. Dlatego musi on być uzupełnieniem bardzo wysokiej jakości produktów, a nie ich substytutem. Dziś wła­ściciel powinien identyfikować się ze swoją marką, być jej twarzą, podpisywać się pod swoimi produktami, tworzyć markę osobi­stą i kreować wizerunek firmy. Istnieje tak wiele narzędzi, miejsc i sposobów prowa­dzenia skutecznego, nawet niskonakłado­wego marketingu, że brak tych działań jest poważnym zaniedbaniem. Bowiem wykony­wane konsekwentnie, dają firmie znaczącą przewagę konkurencyjną.

6. Analiza w odStawce
Szóstym błędem jest brak dostatecznej kon­troli nad procesami w firmie. Mam tu na myśli brak informacji, na podstawie których mana­ger powinien podejmować decyzje. Zwykle wygląda to tak, że właściciel nie zna aktu­alnych kosztów produkcji swoich wyrobów. Nie wie, które przynoszą straty, a które zysk. Nie zna również procentowego udziału po­szczególnych kosztów w stosunku do całych kosztów oraz w ujęciu koszty – sprzedaż. Brak takich podstawowych danych unie­możliwia prawidłowe reagowanie i po­dejmowanie właściwych decyzji na czas. Informacje niezbędne do zarządzania moż­na uzyskać, przeprowadzając dodatkową analizę kosztów produkcji, pracy i pozo­stałych. Można też zainstalować program ERP do zarządzania firmą. Dane uzyskane z takich analiz pozwalają na oszacowanie m.in. nadzwyczajnych strat, nadmiernego zużycia surowców czy paliwa. Można rów­nież ustalić minimalne stawki opłacalności poszczególnych produktów i podnieść cenę lub wycofać produkt z oferty.

7. Marsz po ścierkę!
Siódmym błędem jest brak dbałości o czy­stość. Utrzymanie właściwych standardów w zakładzie to podstawa wdrażania najwyż­szej jakości produktów. Czystość sklepów, samochodów, ubrań pracowników, elewacji budynków, otoczenia firmy oraz produkcji czy tzw. zmywaków to podstawy prowadze­nia biznesu spożywczego. Jeśli w zakładzie panuje nieporządek czy nawet śmierdzi, to z całą pewnością pracownicy nie będą dbać o jakość samych wyrobów. Niestety to tak nie działa. Firma, która oszczędza na środkach czystości oraz na osobach przeznaczonych do utrzymania czystości, nie podchodzi poważnie do biznesu, nie traktuje poważnie również swoich klientów. Klienci czują lub nawet wi­dzą to i mogą źle oceniać, więc nie kierują swoich kroków do takiej firmy.

Diagnoza
Błędów w zarządzaniu firmą z pewnością moż­na wskazać znacznie więcej, ale te wymienio­ne często obserwuję podczas pracy dla wła­ścicieli małych i średnich piekarni czy cukierni. Właściciele w trakcie codziennej pracy dla jednej firmy – swojej – nie mogą za­gwarantować obiektywizmu w ocenie sy­tuacji. Bardzo wartościowym działaniem jest skorzystanie przynajmniej raz na kilka lat z audytu, wykonanego przez zewnętrz­ny podmiot. Zajmując się oceną sytuacji w firmach, nie muszę obawiać się tego, co pomyśli o mnie klient, bo ten oczekuje ode mnie przede wszystkim szczerości. Pracow­nicy nie mogą przekazać pełnej i krytycz­nej oceny firmy, w której pracują, choćby dlatego że mogą czuć się osobiście odpo­wiedzialni za zaistniałą sytuację. Wizyty w firmach są bezpieczne pod wzglę­dem pozyskiwanych informacji, jeśli zabez­pieczone są stosowną umową o poufności.

Moja praca może być bardzo krytycznie oceniana zarówno przez pracowników, jak i przedstawicieli firm dostawców towarów czy usług, których interesy mogą ucierpieć po takiej wizycie. Praca zewnętrznego managera daje jednak mnóstwo satysfakcji, poczucie spełnienia dobrego uczynku i pozytywnego wpływu na rzeczywistość branży piekarskiej i cukierniczej. Inwestycja w moją pracę ma taki sam sens jak w zakup maszyn, urządzeń czy rozbudowę firmy. Nie bez powodu mówi się, że informacja jest najcenniejszym towa­rem, a moja praca daje właśnie informacje, wskazówki i wytyczne do dalszego działania. Tak jak napisałem na samym początku, ten felieton ma zwrócić uwagę na często popełniane błędy. Stworzyłem go nie po to, aby komuś dopiec, coś wytknąć, tylko po to, aby stworzyć szansę do refleksji, do przemyśleń. Być może niektórzy właścicie­le po przeczytaniu go zmienią coś w swo­jej firmie i w ten sposób odniosą korzyść. Warto się rozwijać, zmieniać i usprawniać działanie, wszak koszty pracy rosną i jesz­cze długo będą rosnąć, wobec czego tylko dobrze zorganizowane firmy mają szansę na przetrwanie w tych dynamicznie zmie­niających się warunkach gospodarczych.

W razie pytań zapraszam do kontaktu – kontakt@help4bakery.pl