Spóźnioną z minionego miesiąca pensję pracodawca będzie musiał doliczyć do bieżącej i dopiero od takiej sumy pobrać zaliczkę na podatek dochodowy. Jeżeli spóźnialski pracodawca wypłaci zaległą pensję wraz z odsetkami, zaliczkę na PIT i składki ZUS pobierze tylko od wartości pensji.

Zaległe wynagrodzenie pracownika stanie się jego przychodem dopiero z chwilą, gdy je otrzyma. Jeśli pracodawca wypłaci pracownikowi marcową pensję w maju, zaliczkę na PIT będzie musiał naliczyć i pobrać od sumy wynagrodzeń, jakie wypłaci w maju (czyli od sumy zaległego wynagrodzenia za marzec i bieżącego za kwiecień).

Zgodnie z ustawą o PIT, pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń stanowią przychód pracownika w momencie ich otrzymania lub postawienia do jego dyspozycji.

Powstanie zaległości w wypłacie pracownikowi pensji nie skutkuje koniecznością skorygowania listy płac za poprzednie miesiące.

Odsetki nie powiększą podstawy naliczenia zaliczki na PIT
Jeżeli spóźnialski pracodawca wypłaci zaległą pensję wraz z odsetkami, zaliczkę na PIT pobierze tylko od wartości pensji. Chodzi tu o odsetki, jakich może żądać pracownik, który nie doczekał się wypłaty pensji w terminie – odsetki naliczane są już od pierwszego dnia uchybienia terminu płatności (jeśli ich wysokość nie jest określona w regulaminie firmy, pracownikowi należą się odsetki ustawowe). Zgodnie z przepisami ustawy o podatku dochodowym są one wolne od podatku.

Na podobnej zasadzie składki ZUS
Uregulowanie z pensji pracownika zobowiązania wobec ZUS-u również następuje w miesiącu wypłaty zaległej pensji (także w tym przypadku pracodawca nie będzie musiał dokonać korekty dokumentów złożonych do ZUS-u za poprzednie miesiące). Aby rozliczyć składki na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne od zaległej pensji, pracodawca musi je ująć w raporcie za miesiąc, w którym wypłacił pensję. Warto pamiętać, że odsetki za spóźnione wynagrodzenie nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS.

W przypadku braku wypłaty pracownikowi wynagrodzenia np. w marcu, pracodawca musi złożyć za ten miesiąc tzw. zerowy raport ZUS – wykazuje w nim zerową podstawę wymiaru i zerową kwotę składek.

Katarzyna Miazek, Tax Care
Katarzyna Więsik,  księgowa Tax Care