W ostatnim czasie projekty oparte na obustronnej współpracy przedsiębiorstw z wykorzystaniem elektronicznego obiegu informacji zyskują coraz większą popularność. Stanowią one bowiem mocny impuls w optymalizacji wewnętrznych procesów administracyjnych i logistycznych.

Oczywiście sam impuls nie daje gwarancji optymalizacji, ale rozpoczyna proces analizy obecnej sytuacji i opracowa­nia planu dojścia do celu, jakim jest sprostanie nowoczesnym standardom zarządzania.

Czym jest B2B?
B2B (Business to Business) to ogół proce­sów związanych z obsługą powiązań pomię­dzy firmami, realizowanych drogą elektro­niczną. Platformą jest Internet powiązany z elektronicznymi systemami wymiany in­formacji; B2B działa przy wykorzystaniu mediów elektronicznych. Wymogiem ko­niecznym jest identyfikacja uczestników procesu komunikacji: anonimowy użyt­kownik nie ma dostępu do systemu B2B. Najczęściej tego typu systemy tworzone są na podstawie umów zawartych pomię­dzy zainteresowanymi podmiotami.

Spektrum zastosowania B2B w przedsiębiorstwie
Możliwości zastosowania systemu B2B w przedsiębiorstwie z technologicznego punktu widzenia są nieograniczone – oczy­wiście przy odpowiednim zapleczu tech­nicznym. Z powodów praktycznych w ni­niejszym opracowaniu skoncentruję się na przedstawieniu najpopularniejszych elementów tworzących platformę B2B, które mogą funkcjonować samodzielnie albo łącznie.

Oferty zaopatrzenia
W praktyce proces zaopatrzenia najczęściej rozpoczyna się od skierowania do poten­cjalnego dostawcy tzw. zapytania oferto­wego. W takim zapytaniu określamy do­kładnie, jaki towar chcielibyśmy zakupić, w jakich jednostkach, określana jest jego ilość i termin dostawy. Najczęściej organi­zacja tego typu procesu realizowana jest klasycznie, tzw. przy wykorzystaniu tele­fonu, poczty elektronicznej, faksu, etc., co wymaga zaangażowania czasowego i personalnego oraz generuje błędy wy­krywane post factum. Wykorzystywane formaty to zapytanie ofertowe REQOTE (offer inquiry). Dzięki temu cały proces ko­munikacji w tym zakresie pomiędzy part­nerami biznesowymi odbywa się elektro­nicznie, tzn. że systemy informatyczne partnerów komunikują się ze sobą według ściśle określonego formatu.

Oferta handlowa może występować w po­staci elektronicznego dokumentu QUOTES (quotation) – trafia do systemu, który auto­matycznie interpretuje komunikat i udostęp­nia go użytkownikowi, pracownikowi odpo­wiedzialnemu za porównanie ofert i wybór najlepszej z nich. System wspiera ten proces, analizując poszczególne oferty, i podpowia­da najlepszą, spełniającą zadane kryteria.

Składanie zamówień u dostawcy
W odpowiedzi na ofertę handlową skła­dane jest zamówienie. W elektronicznym komunikacie ORDERS (purchase order) realizowany jest fakt złożenia zamówie­nia na dany towar lub usługę, jedno­cześnie następuje potwierdzenie wiel­kości, terminu, miejsca dostawy. Częsta praktyka B2B to składanie zamówienia na podstawie wcześniejszych ofert; jed­nak nie jest to wymóg konieczny. Zamó­wienie elektroniczne może być bowiem złożone bez wcześniejszej oferty. Jest to kwestia organizacyjna, a nie tech­niczna. Ten komunikat może być również wykorzystany do przesłania wymagań dotyczących pakowania i etykietowania towarów.

Awizo dostawy i przyjęcie faktur
W momencie przyjęcia dostawy u ku­pującego następuje jej weryfikacja i porównanie z zamówieniem. Efektem takiego procesu jest potwierdzenie, czyli awizo dostawy, w którym zawar­te są ewentualne różnice, uwagi, etc. Dokument stworzony według komunika­tu RECADV (receipt advice) informuje sprzedającego, jakie towary kupujący odebrał i zaakceptował w ramach da­nej dostawy.

Częstym zastosowaniem w praktyce cieszą się czytniki kodów kreskowych, służące do odczytania etykiet z kodem kreskowym umieszczonych na opako­waniach wysyłkowych. Po weryfikacji i przekazaniu elektronicznego doku­mentu przez kupującego sprzedający ma możliwość porównania listy zama­wianych i wysłanych towarów z listą to­warów odebranych i zaakceptowanych przez kupującego. W dokumencie tym można zawrzeć informacje o ewentual­nych stratach powstałych w trakcie do­stawy oraz wskazania dalszych działań. Na podstawie tego dokumentu sprzeda­jący może przygotować fakturę.

Przyjmowanie zamówień klientów
Analogicznie do składania zamówień u dostawców klienci mogą bezpapiero­wo i elektronicznie składać zamówienia. Na bazie wymiany elektronicznych doku­mentów w formacie ORDERS (purchase order message) systemy obu partnerów komunikują się automatycznie. Zakres, czyli: jaki towar lub usługę chcemy na­być, w jakiej ilości, w jakiej cenie, w ja­kim terminie, gdzie ma być dostarczony, itd., jest zbliżony do tego przy zamówie­niach dla dostawców. Stosowaną tutaj praktyką jest składanie codziennych za­mówień z ogólną regułą: jedna dostawa, jeden termin, jedno miejsce dostawy.

Awizo wysyłki
Jest to dokument zawierający specyfi­kację towarów przesyłanych kupujące­mu. Do obsługi wykorzystujemy komu­nikat DESADV (dispatch advice). Jeden dokument opisuje jeden ładunek, który może być dostarczony do jednego lub wię­cej miejsc. Informacje przekazane odbie­rającemu/kupującemu umożliwiają przy­gotowanie się do obioru towarów.

Fakturowanie
Na skutek realizacji usługi lub dostarczenia towaru pojawia się obowiązek podatkowy sprzedającego. W związku z tym musi zo­stać wystawiona faktura. Wykorzystanie formatu elektronicznej faktury INVOIC (invoice) wzywa do zapłaty według usta­lonych wcześniej warunków handlowych. Format ten może być również wykorzy­stywany do przesyłania faktur pro-forma, not kredytowych/debetowych. Zastąpienie papierowego formatu faktury jej elektro­nicznym odpowiednikiem eliminuje sze­reg manualnych czynności, dane pobierane są i przetwarzane automatycznie.

Opisane powyżej przykłady zastosowania elektronicznej wymiany informacji w okre­ślonym formacie nie wyczerpują w pełni spek­trum możliwości. Dzięki standardom wymiany informacji, jak UN/EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) lub EANCOM, podana jest norma, za pomocą której można odwzoro­wać wszystkie procesy przedsiębiorstwa. W przypadku procesów logistycznych/transportowych mamy do dyspozycji wy­kraczające daleko poza granice przedsię­biorstwa systemy kodowania GS1 (dawniej EAN). Są one coraz częściej wykorzystywa­ne do znakowania własnych wyrobów. Sieci handlowe bardzo często wymagają wręcz stosowania etykiet logistycznych zgodnych ze standardem GS1.

Adam Steć