Istnieje kilka powtarzających się powodów, jakie stoją na przeszkodzie do sukcesu małej piekarni lub cukierni. Jakich? Wielu właścicieli po prostu nie wie, jak zarządzać swoją firmą, robi to intuicyjnie, nie ma planu ani strategii.

Popełniają błędy, tracą czas, kręcą się wokół własnej osi, nie potrafią rozwinąć firmy i rozwiązywać problemów, które się nawarstwiają.

Oglądanie sukcesu konkurencyjnych firm jest dość deprymujące, trzeba wciąż wymyślać nowe wytłumaczenia, dlaczego innym biznes się spina i rozwija, a nam nie. I tu pojawia się miejsce na ocenę stanu fir­my przez zewnętrznego obserwatora. To wiedza niezastąpiona do tego, aby wycią­gnąć wnioski i wprowadzić plan naprawczy. Wszak jeśli firma z jakiegoś powodu się nie rozwija, to istnieją ku temu powody.

Dopasowany asortyment
Jednym z takich powodów jest asortyment niedopasowany do rynkowych realiów. Za­uważam problem z asortymentem „nie na czasie”, nietrafionym w gusta klientów, ni­skiej jakości czy też zbyt szerokim. Właści­ciel często nie dostrzega tego, co oczywi­ste, zachwala swój produkt, nawet jeśli się nie sprzedaje. Bywa też tak, że nie kupuje swoich produktów, zakupy dla siebie i ro­dziny robi w lepszej cukierni – naprawdę można wierzyć w to, że klienci dadzą się nabrać na niską jakość? Asortyment zbyt szeroki powoduje rozdmu­chanie kosztów produkcji, zwiększenie stanów magazynowych o surowce, które nie produktów, tylko trzeba dokładać następ­rotują lub zbyt małą rotację produktów ne? Często w takich sytuacjach firma wcho­w sklepach. Jeśli asortyment firmy musi być dzi na ścieżkę rozdrobnienia procesów, bra­szeroki, to należy zadać sobie podstawowe ku kontroli nad jakością, braku marketingu pytanie, czy to, co jest w ofercie firmy, dla najlepszych produktów, które są dla jest naprawdę dobre? Dlaczego klienci niej lokomotywami – „dojnych krów” czy nie mogą wybierać spośród dostępnych „wschodzących gwiazd”.

Należy prowadzić tzw.rachunkowość zarządczą, która w odróżnieniu od rachunkowości finansowejsłuży przede wszystkim celom wewnętrznym przedsiębiorstwa,dostarcza danych niezbędnych do podejmowania decyzji bieżącychi rozwojowych.

Pieniądze w firmie
Innym poważnym problemem jest brak kontroli nad kosztami. Dopóki wystarcza pieniędzy na opłacenie rachunków, wyjazd na wakacje i bieżące wydatki – brakuje re­fleksji nad tym, jak prezentuje się struktu­ra kosztów. I to jest błąd, ponieważ zwykle niepoliczony biznes działa w taki sposób, że część produktów zarabia na inną część. Brakuje za to środków na inwestycje, na­wet jeśli biznes się spina. Brak inwestycji w sprzęt czy w szkolenia pracowników to bomba z opóźnionym zapłonem. Prędzej czy później wpływa na pogorszenie jakości produktów czy niechęć do zatrudniania no­wych pracowników – tych wartościowych, którzy mogą wybierać pracodawców. Kontrola nad kosztami oznacza wykonywa­nie food cost każdego produktu w oparciu
o aktualne ceny surowców. Można do tego używać prostych arkuszy Excel.

Podczas takich kalkulacji zazwyczaj okazuje się, że część produktów sprzedawana jest poniżej granicy opłacalności. Jednak produkcja to nie tylko koszty surow­ców. Należy prowadzić tzw. rachunkowość zarządczą, która w odróżnieniu od rachun­kowości finansowej służy przede wszystkim celom wewnętrznym przedsiębiorstwa, do­starcza danych niezbędnych do podejmo­wania decyzji bieżących i rozwojowych oraz informacji, które ułatwiają podejmowanie decyzji strategicznych, taktycznych, opera­cyjnych czy planowanie i kontrolę poprzez wyspecjalizowane techniki i procedury, jak na przykład budżety, wzorce, odpowiednio dobrane modele rachunku kosztów i przy­chodów, analizę zachowania się kosztów i informowania o dokonaniach. Taką prostą i jednocześnie wystarczającą rachunkowość zarządczą można prowadzić również w plikach Excel. Mała firma to nie­wielka ilość dokumentów, ale jeśli właściciel nie wie, czy poszczególne sklepy przynoszą zysk, czy dany dział produkcji przynosi zysk lub jaki procent kosztów stanowią całkowite koszty pracy, to co wtedy? Bez tych danych właściciel błądzi w ciem­nościach, nie podejmuje właściwych lub żadnych decyzji.

Wiele obliczy marketingu
Kolejnym powtarzającym się problemem jest brak lub niewystarczający marketing. Właściciele nie zdają sobie sprawy z tego, że prowadzenie biznesu, jakiegokolwiek w dzisiejszych realiach rynkowych, wymaga aktywnego marketingu. Nasuwają się skojarzenia, że marketing to głównie reklama. To prawda, reklama jest częścią marketingu, ale marketing to ogół dzia­łań, które wpływają na postrzeganie firmy. Składa się nań: wygląd sklepów, samocho­dów, zachowanie i wygląd sprzedawców, oferta firmy, wszystkie treści zamieszcza­ne w internecie, również identyfikacja gra­ficzna, opinie klientów na jej temat, czyli dbałość o wizerunek. Posiadanie najlepszych wyrobów może dać sukces twojej firmie również bez działań marketingowych. Jednak dzieje się tak nie­zwykle rzadko. Być może nawet nie wiesz, że marketing twojej firmy i tak działa. Tak jest w przypadku tzw. marketingu szepta­nego, który tworzą opinie zadowolonych klientów, chwalących twoje produkty, jeśli są naprawdę rewelacyjne. Zasadniczo nie dasz rady utrzymać i roz­wijać firmy z sukcesem przez wiele lat bez prowadzenia dobrze zaplanowanej i kon­sekwentnej strategii marketingowej. Je­śli nie masz czasu albo nie znasz się na tym, możesz wybrać outsourcing usług ze­wnętrznych. Pamiętaj, że dobry manager nie musi znać się na wszystkich zagadnieniach związanych z prowadzeniem firmy, ale musi podejmować właściwe decyzje na podstawie dostępnej wiedzy. Jeśli nie mamy marketingu, należy zdiagnozować potrzeby firmy, stworzyć strategię i sko­rzystać z usług zewnętrznych dostawców.

Zasady działania
Następnym równie częstym błędem i pro­blemem jest brak rzeczywistego zarządzania i określonej struktury organizacyjnej. To spore utrudnienie dla prawidłowego funk­cjonowania firmy. Pracownicy muszą działać zgodnie z zasadami, muszą wiedzieć, kto i za co odpowiada, do kogo mogą się zgłosić i w jakiej sprawie, komu podlegają, czyje decyzje są wiążące. Częstym błędem jest „wspólne” zarządzanie firmą bez jedno­znacznego określenia kompetencji. Decy­zje mogą wzajemnie znosić się, kolidować, konkurować lub nie być podejmowane. Pracownicy nie mają celów, firma nie po­siada misji, wszystko, do czego sprowadza się praca w niej, to „wyprodukować i iść do domu”. Nie wszyscy potrafią pracować w taki sposób, część osób potrzebuje wyższych celów i szuka ich w konkurencyjnych firmach. Nie wszyscy pracownicy pracują dla pieniędzy, liczą się również korzyści pozapłacowe: satysfakcja z pracy w danej firmie, prestiż itp. Firmy, które funkcjonują tylko „na przetrwanie”, praw­dopodobnie nie będą działać zbyt długo. Wystarczy jakieś nadzwyczajne zdarzenie, nowa sytuacja i nie poradzą sobie z funk­cjonowaniem. To tylko niektóre z problemów, jakie do­tykają małe i średnie firmy. Tak naprawdę sytuacja jest inna zależnie od przypadku. Oczywiście pewne schematy powtarzają się i dlatego mogłem napisać felieton na ten temat. Moja praca zewnętrznego ma­nagera to wyjazdy, odwiedziny właścicieli w ich firmach, badanie konkretnych przy­padków, audyty. Problemem takiej pracy są odległości, dojazdy, które zabierają wię­cej czasu niż praca, a to generuje koszty. Planuje się nowe działanie w branży – cykl szkoleń związanych z zarządzaniem piekarnią i cukiernią. Ich koszt rozłoży się na kilku uczestników, a zakres wiedzy doty­czącej zarządzania czy marketingu, którą można przekazać podczas 2 dni, jest nie­współmiernie większy niż w trakcie pracy w zakładzie.

Ponadto jeśli grupa szkolenio­wa będzie mała, zostaną wykonane studia przypadku dla poszczególnych firm, co po powrocie do zakładu może przełożyć się na podjęcie właściwych decyzji. Współpra­ca w grupie i poznanie problemów innych właścicieli może również dostarczyć wielu nowych doświadczeń, a po zakończonym szkoleniu można się wzajemnie wspierać. Wsparcie poszkoleniowe przewiduje też pomoc w rozwiązywaniu problemów uczest­ników szkolenia. Takie systemowe podejście do kwestii po­pełniania błędów w zarządzaniu piekarnią i cukiernią może odmienić los wielu zakła­dów, może wiele z nich uratować i uchronić właścicieli przed ich popełnieniem. Współcześnie najcenniejszym zasobem jest informacja, a przekładając to na działanie polskich piekarni i cukierni, wiedza na te­mat zarządzania firmą oraz możliwe rozwią­zania, które przełożą się na zysk i sukces. Jeśli jesteś zainteresowany poradą, twój problem nie jest skomplikowany i leży w za­kresie zarządzania firmą, napisz na kon­takt@help4bakery.pl – postaram się po­móc bezpłatnie. Przypadki skomplikowane wymagają wizyty płatnej. Śledź nas na Facebooku oraz Instagramie help4bakery, aby dowiedzieć się o możli­wych terminach szkoleń z zakresu zarzą­dzania piekarnią lub cukiernią. 

Mirosław Kurek
właściciel firmy consultingowej Help4Bakery,
prezes Stowarzyszenia Rzemieślnik