Podpisujemy umowę, uiszczamy opłatę wstępną i liczymy na „sieciowe Eldorado”. Z czasem rzeczywistość okazuje się zgoła inna. Współpraca z sieciami to duże wyzwanie, a czasem duży zgryz. Dlaczego?

Współpraca z sieciami handlowymi często wiąże się z dużą inwestycją początkową nie tylko w ramach opłaty wstępnej, ale również w zakresie mocy wytwórczych dostawcy, gdzie zwrot z inwestycji liczy się w perspektywie 5-10 lat. Spodziewane zyski zaczynają topnieć w oczach, kiedy założenia przyjmowane w momencie podpisywania umowy z siecią bardzo szybko się dezaktualizują. Nie chodzi nawet o „opłaty półkowe” przewidziane umową, ale przede wszystkim o pojawiające się nieprzewidziane koszty „marketingowe” w postaci bonusów, promocji, CRM-ów i wielu innych nigdzie nieuzgodnionych wcześniej wydatków.

Skuteczny sposób wyciskania dostawcy

Na początku dodatkowe kwoty nie są duże. Przeważnie oscylują w granicach 2-3 tys. zł za jedną fakturę i stają się mniej widoczne w gąszczu rachunków i kosztów, które musi ponosić na bieżąco średniej wielkości producent – dostawca sieci. Przewidywane korzyści ze współpracy z siecią były przecież tak duże, że taka kwota nie powinna stanowić problemu i lepiej ją zapłacić, aby nie psuć relacji. Jeśli jednak takich płatności w ciągu jednego miesiąca jest kilka, a nierzadko nawet kilkanaście, na koniec roku stanowi to już znaczną kwotę.

Prawdziwy dramat zaczyna się jednak przy podpisywaniu kolejnych umów. Producent (dostawca) inwestuje z myślą o latach przyszłej współpracy z siecią, niemniej jednak nie może liczyć na długoterminową umowę i co roku podpisuje nowe warunki handlowe. Warunki te są niestety z roku na rok coraz mniej korzystne dla dostawcy, a utrzymanie dotychczasowych uzgodnień uważane jest za sukces! Proces ten postępuje aż do momentu, kiedy producent orientuje się, że współpraca z siecią jest na granicy opłacalności albo już de facto jest poniżej tej granicy.

Zadaniem kupca po stronie sieci jest „wycisnąć” z transakcji jak najwięcej dla firmy, którą reprezentuje. To, czy po drodze doprowadzi dostawcę do bankructwa, jest dla niego właściwie nieistotne. To jest właśnie ostatni moment, w którym powinna nastąpić analiza strat i korzyści współpracy z siecią.

Jak dostosować się do zmiennych
warunków współpracy z siecią

Jeśli dostawca zaciągnął wiele zobowiązań długoterminowych, takich jak: kredyt na budowę nowej linii produkcyjnej, długoterminowa umowa na wynajem nowej hali produkcyjnej, nieelastyczna umowa na usługi logistyczne z firmą zewnętrzną, to jego pole manewru będzie zdecydowanie ograniczone. Często do głosu dochodzą również argumenty związane z morale pracowników zakładu czy też emocjonalne związanie szefa z załogą firmy, której dużą część należałoby zwolnić w momencie zakończenia współpracy z siecią. Niektórzy dostawcy jednak doskonale zdają sobie sprawę z zagrożeń współpracy z dużym partnerem oraz zmiennością warunków, które panują między nimi, i decydują się na elastyczne angażowanie niezbędnych zasobów, takich jak: odpowiednio podpisane umowy leasingowe, outsourcing części procesów produkcyjnych, unikanie długoterminowych zobowiązań wobec poddostawców.

Orzecznictwo w sprawie opłat półkowych

Ważna kwestia przy opłatach półkowych, którą należy rozważyć, to rozliczenie podatkowe. Ponosząc opłaty półkowe, w zasadzie wszyscy dostawcy księgują je do kosztów uzyskania przychodów oraz odliczają odpowiednią kwotę podatku VAT. Czy w momencie zwrotu ww. opłat należy również złożyć korektę CIT oraz VAT za okres, za który je zwrócono? Niestety, polskie orzecznictwo nie jest jednoznaczne. Pojawiają się różne interpretacje tego problemu. Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (znak ITPB3/423-69/08/MT) stwierdził, że skoro opłaty półkowe kwalifikowane są jako czyn nieuczciwej konkurencji, tym samym nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodu. Niemniej jednak interpretacje wystosowane przez dyrektorów Izb Skarbowych w Poznaniu i Katowicach omawiają problem i pozwalają na traktowanie opłat półkowych jako kosztu uzyskania przychodów oraz odliczenie VAT. Opłaty półkowe stanowią czyn nieuczciwej konkurencji, której jednak dostawcy nie są świadomi. Dodatkowo dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (znak IBPP1/433-1368/11/LSz) stwierdził, że dostawca, który odzyskał opłaty półkowe, nie jest zobowiązany do wykonania korekty podatku VAT za okresy przeszłe.

Decyzja, czy kontynuować współpracę z siecią, czy korzystniej jest ją zakończyć, powinna być oparta na rzetelnych kalkulacjach oraz poprawnych danych. Każdy przypadek jest inny i nie ma złotego środka na jednoznaczne określenie, czy współpracować czy zrywać współpracę. Niemniej jednak zwrot poniesionych opłat półkowych oraz odsetek od transakcji handlowych za okresu ostatnich 3 lat może okazać się decydujący w ostatecznym rozrachunku.  

autor:  Amesto Doradztwo Prawne

• Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o opłatach półkowych – cz. III

• Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o opłatach półkowych – cz. II

• Wszystko, co chciałbyś wiedzieć o opłatach półkowych – cz. I