To prawda, że proces pozyskiwania dofinansowania – szczególnie przez mikroprzedsiębiorstwo – nie jest łatwy i krótki oraz że większym firmom łatwiej jest sięgnąć po te środki, ponieważ stać je na wsparcie firm doradczych.

Jednak nie jest to niemożliwe czy też niewykonalne, o czym przekonają się nasi Czytelnicy przez najbliższe wydania „Mistrza Branży”. Zacznijmy od uporządkowania podstaw.

Rozglądając się wokół, codzien­nie widzimy obecność środków unijnych w telewizyjnej reklamie, na tablicach informacyjnych postawionych przy powstającej inwestycji czy na zwy­kłych etykietach naklejonych na zakupio­nych środkach trwałych. Ale czy Ty albo Twój znajomy, sąsiad, najbliżsi skorzysta­liście z tych „szeroko i łatwo” dostępnych środków? Jeśli tak, gratulujemy przede wszystkim odwagi oraz zaradności, jeśli nie, pozostaje zadać sobie pytanie: dlaczego? Czy przypadkiem nie jesteśmy w pewien sposób zniechęcani do sięgania po dotacje poprzez nadmiernie rozbudowaną biurokra­cję, nie tylko na etapie realizacji projektu, ale już podczas starania się o dofinanso­wanie? Czy są to trudności w uzyskaniu informacji nie tylko o tym, jak prawidłowo przygotować wniosek, ale przede wszyst­kim, gdzie szukać wsparcia?

Wszystko o konkursach
Pierwszą rzeczą, o której należy wiedzieć, jest fakt, że wnioski o dofinansowanie roz­strzygane są na zasadach konkursu. Przy dotacjach unijnych mamy dwa tryby kon­kursowe – otwarty i zamknięty. Konkurs w trybie otwartym jest to nabór, w któ­rym wnioski przyjmowane są w sposób ciągły, np. od 12 lutego do wyczerpania środków, czyli aż do momentu, gdy łączna wartość dofinansowania, o jaką starają się wnioskodawcy, przekroczy dostępną dla danego naboru pulę pieniędzy. Po prze­kroczeniu tej kwoty, np. 2 marca, zapada decyzja o zamknięciu naboru. W zależności od konkretnego programu unijnego stoso­wany jest pewien okres karencji, co ozna­cza, że nawet po ogłoszeniu decyzji o za­mknięciu naboru, tj. w naszym przypadku 2 marca, wnioski przyjmowane są jeszcze przez jakiś czas – może to być nawet 5 dni roboczych po ogłoszeniu zamknięcia kon­kursu. Informacja o ostatecznej dacie skła­dania wniosków wraz z godziną podawana jest w ogłoszeniu o zamknięciu konkursu umieszczonego na stronie WWW instytucji ogłaszającej nabór.

Konkurs w trybie zamkniętym jest to nabór, w przypadku, którego ogłasza­na jest od razu zarówno data otwarcia na­boru, np. 2 lipca, jak i jego zamknięcia, np. 2 sierpnia. Daty te w żadnym stopniu nie są uzależnione ani od liczby, ani od war­tości złożonych wniosków. Bez wątpienia konkursy zamknięte są bardziej przewidy­walne i pozwalają rozplanować wszelką pra­cę związaną z przygotowaniem całej nie­zbędnej dokumentacji. Konkursy otwarte byłyby może lepszym rozwiązaniem, gdy­by pozwalały na składanie wniosków przez cały rok. Jednak w praktyce pula dostęp­nych środków zostaje bardzo szybko wy­czerpana, czasami nawet po kilku dniach, po czym następuje zamknięcie konkursu. Jedynie w wyjątkowo mało atrakcyjnych konkursach, tam, gdzie kryteria pozyska­nia lub przyznania dotacji są bardzo trudne do spełnienia, budzą wątpliwości lub niosą za sobą pewne ryzyko, zdarza się inaczej i nabór może potrwać nawet rok.

Dopasuj pomysł do konkursu
Niezależnie jednak od tego, z jakim kon­kursem mamy do czynienia i kiedy zosta­nie on ogłoszony, proces odpowiedniego przygotowania do ubiegania się o środki bezzwrotne należy rozpocząć dużo wcze­śniej. Już przed ogłoszeniem konkursu po­winniśmy mieć określony zarys naszego projektu, gdyż najważniejsze w staraniu się o środki unijne jest dopasowanie kon­kursu, tj. źródła finansowania, do pomysłu, a nie jak zdarza się najczęściej – odwrot­nie. Wzory wniosku, biznesplanu, regula­miny itp., cała dokumentacja konkursowa dostępna będzie po ogłoszeniu konkursu na stronie WWW instytucji ogłaszającej na­bór. Do ich właściwego wypełnienia istot­ne będzie skorzystanie z informacji, które przygotujemy właśnie przed rozpoczęciem opracowania wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami. Przygotowanie tego wszystkiego nie jest łatwe i zajmuje nieco czasu, ale przynosi niewyobrażalny efekt w postaci rozwoju przedsiębiorstwa dzięki skutecznemu uzyskaniu dotacji.

Analiza firmy w dwóch częściach
Najważniejszą czynnością, jaką więc należy podjąć przed wybraniem odpowiedniego dla nas konkursu, jest stworzenie podwalin pod opracowanie wniosku, które powstaną w oparciu o analizę własnego przedsię­biorstwa. Należy się do tego przygotować przede wszystkim poprzez właściwe opi­sanie pomysłu.
W części 1 merytorycznej należy opisać: potrzeby przedsiębiorstwa, zakładane cele do osiągnięcia oraz efekt projektu (jak realizacja projektu wpłynie na rozwój firmy). Należy scharakteryzować rynek, na jakim działa przedsiębiorstwo oraz jego wewnętrzną strukturę, to znaczy: opisać branżę, w której działa na podstawie ko­dów PKD, partnerów, z którymi współpra­cuje i relacje między nimi, konkurencję i wzajemne oddziaływanie; wewnętrzną strukturę przedsiębiorstwa (liczba pra­cowników, ich wiek, płeć, wykształcenie itp.). W części 2 tabelarycznej należy usta­lić kosztorys, czyli wszystkie wydatki, ja­kie mają być poniesione w projekcie wraz z harmonogramem ich wydatkowania.

Oba powyższe punkty najłatwiej jest oprzeć na tzw. analizie rynku, czyli ro­zeznaniu cenowym wartości nabywa­nych przez nas środków lub usług. Nale­ży w tym celu zebrać kilka ofert na każdy ustalony punkt kosztorysu od różnych wy­konawców/dostawców, a następnie uśred­nić cenę i według niej opracować budżet, tj. wydatki projektu. Kolejnym krokiem jest zaplanowanie kolejności nabywa­nia środków/usług lub etapów projektu z uwzględnieniem przynajmniej miesiąca i roku zakupu.

Tak przygotowani możemy rozpocząć po­szukiwanie odpowiedniej dla nas insty­tucji pośredniczącej w rozdysponowaniu środków unijnych, a co za tym idzie . właściwego dla naszego przedsiębior­stwa konkursu, o czym więcej w kolej­nym artykule.

Monika Zielińska, Joanna Adamczuk, Dawid Lachowski

Tekst pochodzi z numeru drukowanego Mistrza Branży luty 2014 r.

Przeczytaj
Fundusze unijne – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. II
Pośrednicy w funduszach unijnych – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. III