Idealna dotacja unijna dla mikroprzedsiębiorstw? Jest dopasowana do ich potrzeb, ekonomicznie racjo­nalna i nie niesie ze sobą zbyt dużego ryzyka. Tym razem proponujemy zestaw rad, którymi powinni się kierować przedsiębiorcy, aby dotacja trafiła nie tylko w sedno ich problemów, ale w realny sposób wpłynęła na rozwój firm.

Aby korzyści z dotacji unijnych były wymierne, przedsiębiorca powi­nien wiedzieć, co chce osiągnąć i jakie będą efekty planowanych inwestycji (np. wzrost sprzedaży bądź wzrost obrotów w firmie). W tym celu należy pomyśleć o kon­kretnych działaniach i inwestycjach potrzeb­nych do osiągnięcia wyznaczonego celu. Pro­blemem może się okazać fakt, że wszelkie konkursy rządzą się swoimi prawami i nie zawsze uda się idealnie dopasować swój po­mysł do potrzeb konkretnego konkursu. Wielu przedsiębiorców próbuje wówczas skorygo­wać swoje plany, co niejednokrotnie może być zgubne i należy być w tym punkcie szczególnie ostrożnym. Dlaczego? Jeżeli celem przedsię­biorcy jest jedynie pozytywne rozstrzygnięcie konkursu, to ubieganie się o dotacje unijne zaczyna przypominać kurs na prawo jazdy, który przygotowuje jedynie do zdania egza­minu, ale nie nauczy, jak radzić sobie na dro­dze w różnych sytuacjach. Analogicznie jest w funduszach unijnych: skupiając się na po­zytywnym rozstrzygnięciu konkursu, możemy stracić cel główny, jakim jest rozwój naszego przedsiębiorstwa.

Najpierw strategia firmy, potem konkurs
Jakiś czas temu pisaliśmy, jakie informacje wstępnie powinien sobie przygotować przyszły Beneficjent przed złożeniem wniosku o do­finansowanie, aby praca nad nim postępo­wała zdecydowanie sprawniej i efektywniej. Pozwolimy sobie skrótowo przypomnieć, jak wygląda kolejność kroków podjętych przed rozpoczęciem opracowania wniosku o dofi­nansowanie:
1. Określenie problemu, z jakim zmaga się przedsiębiorstwo, jak zostanie on rozwiązany poprzez realizację projektu.

2. Pomysł wraz z kilkuzdaniowym opracowa­niem zarysu projektu.

3. Określenie potrzeb, które projekt ma za­spokoić; celów, za pomocą których zostanie to osiągnięte; efektów, jakie przyniesie zre­alizowanie projektu.

4. Krótki opis rynku, branży, struktury przed­siębiorstwa i konkurencji.

5. Kosztorys.

6. Harmonogram.

W to wszystko powinien być wyposażony potencjalny wnioskodawca jeszcze przed przystąpieniem do pracy! Naszym zdaniem niezbędny jest – składający się właśnie z po­wyższych elementów – choćby prowizoryczny biznesplan bądź strategia rozwoju firmy. Mając gotowy biznesplan czy też strategię rozwoju firmy oraz mając już na oku konkretny kon­kurs, w ramach którego możemy ubiegać się o środki finansowe, możemy powoli przystę­pować do tworzenia, a w zasadzie wypełniania wniosku o dofinansowanie.

Najpierw dokumentacja konkursowa, potem wniosek
Zanim przystąpimy do wniosku o dofinanso­wanie, konieczne jest zapoznanie się z do­kumentacją konkursową, wzorami wniosku i załączników, regulaminami itp. Jest to cza­sochłonne i wymaga dużego nakładu pracy, ale im lepiej poznamy zasady, na jakich roz­strzygane są konkretne konkursy, tym więk­sze mamy szanse na pozytywne rozpatrze­nie wniosku, a co za tym idzie – otrzymanie dotacji.

Przyszły Beneficjent powinien już na początku wiedzieć dwie bardzo istotne rzeczy:
1. Dotacji nie stanowi określona suma pie­niędzy przelana jednorazowo na jego konto bankowe. Dotację otrzymuje się w ramach projektu, który składa się z wielu etapów i ele­mentów, a wypłata środków zostaje zaplano­wana w dwóch formach: zaliczkowo (według określonego harmonogramu będącego za­łącznikiem do umowy) – przed dokonaniem płatności przez Beneficjenta – lub na zasa­dzie refundacji (według składanych wniosków o płatność) – rozliczających koszty już ponie­sione przez Beneficjenta.

2. Każda ocena wniosku ma dwa etapy: for­malny i merytoryczny. Należy dokładnie za­poznać się z załącznikami zawierającymi listy sprawdzające kryteria weryfikowane na eta­pie tych ocen, aby prawidłowo opracować wniosek.

Ocena formalna
Składa się z dwóch etapów, podczas których następuje sprawdzenie, czy wniosek speł­nia ogólne kryteria formalne, które dotyczą np. złożenia wniosku we właściwej instytu­cji i we właściwym terminie; kompletności wniosku i załączników; sporządzenia wniosku na odpowiednich formularzach zgodnie z obo­wiązującą instrukcją, oraz kryteriów dostępu, weryfikowanych na etapie oceny formalnej.

Kryteria dostępu są różne – w zależności od konkursu – ale zawsze spełnienie wszyst­kich z nich jest obligatoryjne dla każdego z wniosków i ich niespełnienie skutkuje jego odrzuceniem. Są one dokładnie opisane w do­kumentacji konkursowej. Przykładowe kryteria zostały opisane poniżej:
1. Projekt jest realizowany na potrzeby przed­siębiorstw wskazanych z nazwy we wniosku o dofinansowanie projektu.

2. Projekt przewiduje wyłącznie realizację szkoleń z zakresu nabywania nowych, pod­wyższania lub uzupełniania kwalifikacji za­wodowych.

3. Na etapie rekrutacji przeprowadzona zosta­nie diagnoza potrzeb szkoleniowych uczestni­ków projektu pod kątem stanu wiedzy/kom­petencji/umiejętności uczestników.

4. Projekt jest skierowany do grup doce­lowych z obszaru danego województwa (w przypadku osób fizycznych pracują lub zamieszkują one na obszarze danego woje­wództwa w rozumieniu przepisów Kodeksu cywilnego, w przypadku innych podmiotów posiadają one jednostkę organizacyjną na ob­szarze danego województwa).

5. Projektodawca składa nie więcej niż dwa wnioski o dofinansowanie projektu w ramach danej rundy konkursowej.

6. Realizacja projektu zakończy się najpóźniej do 30 czerwca 2015 r.

Ocena merytoryczna
Dotyczy spełnienia ogólnych kryteriów mery­torycznych. Odnoszą się one do treści wnio­sku, jego jakości, wiarygodności i zdolności projektodawcy do podjęcia realizacji projek­tu oraz zasad finansowania projektów, które punktowane są według opracowanych w do­kumentacjach konkursowych kart oceny me­rytorycznej, np. Opis grupy docelowej (tj. osób i/lub instytucji, które zostaną objęte wspar­ciem) z punktu widzenia istotnych dla projektu cech – 3 punkty.

Dodatkowo sprawdzane są na tym etapie kry­teria strategiczne, których spełnienie gwa­rantuje zdobycie dodatkowych punktów dla wniosku. Przykładowe kryteria strategiczne to m.in.:
1. Projekt zakłada wsparcie wyłącznie dla ka­dry zarządzającej przedsiębiorstw w zakresie planowania strategicznego, w tym planów do­radczo-szkoleniowych, i/lub innowacyjnych metod zarządzania przedsiębiorstwem.

2. Z każdego przedsiębiorstwa korzystają­cego ze wsparcia w ramach projektu zo­staną objęci wszyscy pracownicy należący do co najmniej jednej z poniższych grup, tj. osoby powyżej 50. roku życia, osoby z wy­kształceniem co najwyżej gimnazjalnym itp. Jest możliwe spełnianie przez projekt tyl­ko niektórych kryteriów strategicznych lub żadnego.

Nie ma uniwersalnego rozwiązania dla wszystkich projektów...
Oczywiście wiedząc to wszystko, nawet będąc już osobą obeznaną z różnorakimi projektami, doświadczoną, trudno uniknąć błędów. Wnio­skowanie o dotacje jest to bowiem proces skomplikowany, a każdy projekt może impli­kować odrębne problemy i pewnych rozwiązań po prostu nie da się zastosować do każdego projektu.
Uniwersalnych sposobów nie ma. A o tym, czego unikać i jakich najistotniejszych błę­dów powinnyśmy się wystrzegać, realizując projekt – następnym razem.

Monika Zielińska, Joanna Adamczuk, Dawid Lachowski

Spektra, Monika Zielińska-Choina FINANSOWANIE BIZNESU
Biuro obsługi klienta
ul. Leonarda 18, 20-625 Lublin,
biuro@finansowaniebiznesu.eu

tel/faks: 81 443 02 12
tel. kom.: 505 040 717, 881 331 972

• Przygotowania do wniosku Fundusze unijne – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. IV
• Pośrednicy w funduszach unijnych – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. III
• Fundusze unijne – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. II
• Fundusze unijne – nie taki diabeł straszny, jak go malują, cz. I