Czy zmiana formy prawnej prowadzenia działalności w popularną spółkę z o.o. się opłaca? Jakie trudności, szanse i zagrożenia kryją się za taką opcją?

W dobie szalejącej inflacji oraz wzrostu kosztów działalności fir­my coraz więcej przedsiębior­ców podejmuje inicjatywy w zakresie zmian dotyczących funkcjonowania biz­nesu. Na szali leżą bowiem konieczność utrzymania bazy klientów oraz zapewnie­nia dotychczasowego poziomu sprzedaży

i dochodów. Najprostszymi rozwiązania­mi, choć niepopularnymi wśród klientów i współpracowników, mogą być podnie­sienie cen oferowanych towarów i usług, ograniczenie zatrudnienia, obniżenie ja-kości produktów czy nawiązanie współ­pracy z tańszymi dostawcami. Równolegle lub alternatywnie warto jednak poszuki­wać rozwiązań mniej konwencjonalnych, dających szansę na rozwój firmy, szcze­gólnie w perspektywie średnio- i długo­okresowej. Jednym ze sposobów na rozwinięcie skrzy­deł może być zmiana formy prawnej, w ja­kiej prowadzimy działalność gospodarczą. W tym artykule chciałbym zasygnalizować, jakie korzyści i zagrożenia mogą wiązać się z procesem przekształcenia tzw. jednooso­bowej działalności gospodarczej w spółkę handlową na przykładzie najpopularniej­szej – spółki z ograniczoną odpowie­dzialnością.

Jakie ryzyka wiążą się z prowadzeniem jednoosobowej działalności gospodarczej?
Początkujący przedsiębiorcy w większo­ści przypadków decydują się na wybór działalności jednoosobowej, za czym z pewnością przemawiają szybkość w dopełnieniu niezbędnych formalno­ści oraz niskie koszty prowadzenia biz­nesu. Korzyścią z takiego rozwiązania jest również swoboda w dysponowaniu środkami finansowymi. Przenoszenie ich pomiędzy prywatnymi a firmowymi ra­chunkami bankowymi czy wypłacanie na cele prywatne stanowią dozwolone i zwyczajne metody działania przedsię­biorcy.

Prowadzenie firmy w tej formie prawnej obarczone jest jednak podsta­wowym ryzykiem związanym z osobistą odpowiedzialnością majątkową właści­ciela zakładu. W przypadku powstania jakichkolwiek zadłużeń osoba prowadzą­ca działalność gospodarczą zobowiązana jest do ich uregulowania bądź zaspoko­jenia nie tylko z majątku „firmowego”, ale również prywatnego. Może się na to nakładać odpowiedzialność małżonka. Nie każdy przedsiębiorca decyduje się bowiem na wprowadzenie rozdzielności majątkowej, a nawet jeśli – na podział majątku wspólnego – co może go uchro­nić przed przykrymi konsekwencjami utraty płynności finansowej lub nietra­fionych decyzji biznesowych. Nie bez znaczenia mogą być również kon­sekwencje ciężkiego uszczerbku na zdro­wiu bądź śmierci właściciela przedsię­biorstwa, które mogą skutecznie utrudnić czy nawet sparaliżować działalność firmy. Jedną z form ograniczenia ryzyka jest ustanowienie tzw. zarządu sukcesyjne­go, jednak będzie on miał zastosowanie tylko w przypadku śmierci przedsiębior­cy i z pewnością nie rozwiąże wszyst­kich problemów, jakie wiążą się z na­głym odejściem osoby zarządzającej firmą i niespodziewanym jej przejęciem przez spadkobierców. Oczywiście opisane czynniki mogą być postrzegane jako drugorzędne w przy­padku osób rozpoczynających swoją przy­godę z biznesem. W sytuacji gdy firma posiada znaczną liczbę kontrahentów, pracowników, składników majątkowych i wysokie obroty, z pewnością wzrasta poziom ryzyka związany z działalnością. W wielu przypadkach firm nastawionych na rozwój pojawiają się ponadto kredyty lub inne zwrotne instrumenty finansowe, które powinny zostać dodatkowo należy­cie zabezpieczone. Istotnie zwiększa się zatem prawdopodobieństwo wystąpie­nia zdarzeń, mogących mieć negatywny wpływ na kondycję finansową przedsię­biorstwa, a co za tym idzie – również jego właściciela, który – działając na własny rachunek – odpowiada za wszelkie zobo­wiązania firmy.

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością – wady i zalety
Rozwiązaniem pozwalającym na ogranicze­nie odpowiedzialności osobistej przedsię­biorcy może być więc utworzenie odrębnej osoby prawnej, która docelowo przejmie na siebie ryzyka majątkowe związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Szczególnie popularną formą prawną jest w tym wypadku spółka z ograniczoną od­powiedzialnością, rejestrowana w Krajo­wym Rejestrze Sądowym. Jak wskazuje sama nazwa, odpowiedzialność majątko­wa wspólników (lub jedynego wspólnika) ogranicza się w tym wypadku wyłącznie do wysokości wniesionego wkładu, ewentual­nie innych świadczeń czynionych na rzecz spółki. Oznacza to, że odpowiedzialność w całości ponosi spółka, a jedyne ryzyko majątkowe ponoszone przez wspólników sprowadza się do możliwości utraty środ­ków majątkowych w nią zainwestowanych. Wszelkie wkłady stają się bowiem własno­ścią spółki, a w konsekwencji to ona od­powiada swoim majątkiem za zaciągnięte zobowiązania.

W tym miejscu warto jednak podkreślić, że tzw. subsydiarną odpowiedzialność mająt­kową w spółce z ograniczoną odpowiedzial­nością ponoszą również członkowie zarzą­du. W sytuacji gdy pozostaje niewypłacalna i niemożliwe jest wyegzekwowanie należ­ności z jej majątku, w drugiej kolejności odpowiadają osoby wchodzące w skład za­rządu. Dotyczy to jednak wyłącznie okresu, kiedy powstały zobowiązania, o ile osoby te pełniły wówczas funkcję w zarządzie. Mogą one jednak uniknąć odpowiedzialno­ści, jeżeli wykażą, że w odpowiednim czasie zgłosiły wniosek o ogłoszenie upadłości albo nie zgłosiły go bez swojej winy bądź otwarto postępowanie restrukturyzacyjne. Wskazane kwestie są o tyle istotne, że w spółkach z ograniczoną odpowiedzial­nością funkcję członków zarządu często sprawują wspólnicy spółki lub bliskie im osoby. Kiepska sytuacja finansowa spółki może więc grozić nie tylko utratą mająt­ku przedsiębiorstwa prowadzonego przez spółkę, ale – w razie niepodjęcia odpowied­nich środków zaradczych w zakresie pra­wa upadłościowego i restrukturyzacyjnego – osobistą odpowiedzialnością majątkową osób zarządzających firmą.

Kolejnym kluczowym aspektem dotyczą­cym spółek z ograniczoną odpowiedzial­nością jest rozliczalność zysku wygenero­wanego przez firmę. Jak już wspomniałem, osoby prowadzące działalność gospodarczą jako osoby fizyczne (tzw. jednoosobowe działalności) mogą dość swobodnie dys­ponować środkami stanowiącymi przychód firmy. Przeniesienie dochodu osiągniętego przez spółkę z o.o. do majątku wspólnika następuje natomiast w wyniku wypłaty tzw. dywidendy, która z kolei stanowi osobisty dochód udziałowca spółki. Oznacza to, że mamy do czynienia z podwójnym opodat­kowaniem środków stanowiących przychód spółki. W pierwszej kolejności spółka płaci podatek dochodowy (CIT), a następnie – spółka jako płatnik – podatek PIT od zy­sków kapitałowych (dywidendy). Z tego względu w wielu spółkach z ogra­niczoną odpowiedzialnością stosuje się różne sposoby na ograniczenie jej docho­du poprzez generowanie kosztów prowa­dzonej działalności. Jednym z nich może być w szczególności zatrudnienie wspólni­ków na stanowisku członka zarządu spółki i powierzenie im wykonywania określonych obowiązków menedżerskich bądź innego rodzaju pracy. Wspólnik będący jednocze­śnie członkiem zarządu, pracownikiem lub usługodawcą spółki otrzymuje więc wyna­grodzenie na analogicznych zasadach jak inni pracownicy i współpracownicy firmy, a wartość dywidendy wypłacanej po za­kończeniu roku obrotowego ulega odpo­wiedniemu obniżeniu. Jest to oczywiście tylko jedna z metod (choć najpopularniej­sza) na optymalizację podatkową stoso­waną w spółkach z ograniczoną odpowie­dzialnością.

Istotnym elementem różniącym jedno­osobową działalność gospodarczą od tej prowadzonej w ramach spółki z o.o. są zasady księgowania przychodów i roz­chodów. W spółce kapitałowej, jaką jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, stosowana jest tzw. pełna, a nie uprosz­czona księgowość. Większy stopień skom­plikowania, w tym konieczność coroczne­go sporządzania sprawozdań finansowych i zgłaszania ich do urzędu skarbowego oraz internetowego systemu KRS, powoduje, że koszty usług księgowych dla tej formy prowadzenia działalności gospodarczej są istotnie wyższe i zaczynają się zwykle od 1000 zł netto w skali miesiąca.

Przekształcenie jednoosobowej działalności w spółkę z o.o.
Na koniec warto napisać kilka słów także na temat procedury utworzenia spółki z o.o., która nie jest tak prosta jak wpis do Cen­tralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej dokonywany przez osoby fi­zyczne. Aktualnie dostępne są dwie ścieżki rejestracji spółki w KRS. Pierwsza – szyb­sza – poprzez portal S24, która umożliwia utworzenie jej online w terminie od kilku do kilkunastu dni. Wymaga jednak posia­dania przez wspólników i członków zarządu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub podpisu zaufanego. Co więcej, przewi­duje ona istotne ograniczenia w zakresie kształtowania treści umowy spółki, ponie­waż jest kreowana według z góry okre­ślonego wzorca. Obejmują one m.in. brak możliwości wniesienia wkładu niepieniężne­go. Jest to szczególnie istotne w przypadku przekształcania jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę z o.o. z wykorzy­staniem mechanizmu wniesienia tzw. zor­ganizowanego przedsiębiorstwa do spółki. Oznacza to, że pokrycie udziałów w spółce z o.o. utworzonej przez portal S24 może nastąpić wyłącznie wkładami pieniężnymi. Ich łączna wartość nie może być niższa niż 5 tysięcy złotych.

Z kolei przeniesienie składników dotychczasowej firmy do spółki będzie wymagało podjęcia osobnej czyn-ności prawnej (np. darowizny, sprzedaży). Alternatywą może być utworzenie spółki w drodze aktu notarialnego, co oczywiście podnosi koszty tej operacji. Rozwiązanie to pozwala jednak na większą elastyczność w zakresie kształtowania treści umowy spółki oraz umożliwia wniesienie wkładu niepieniężnego w postaci dotychczas pro­wadzonego przedsiębiorstwa.

Ponadto istnieje możliwość dokonania przekształcenia działalności jednoosobo­wej w jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością na podstawie przepi­sów Kodeksu spółek handlowych o prze­kształcaniu spółek. Wymaga to jednak dopełnienia szeregu formalności, w tym sporządzenia planu przekształcenia przed-siębiorcy wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta.

* * *

Bezsprzecznie decyzja o zmianie formy prawnej prowadzonej działalności gospo­darczej nie jest sprawą prostą. Biorąc jed­nak pod uwagę niewątpliwe korzyści, jakie mogą wynikać z możliwości zabezpieczenia majątku prywatnego posiadanego przez właściciela firmy, z pewnością zagadnienie to jest warte szczegółowego rozważenia, zwłaszcza w przypadku przedsiębiorców, u których występują wysokie ryzyka finan­sowe wynikające z modelu prowadzonej działalności. 

Karol Ważny, prawnik Stowarzyszenie Rzemieślnik