Nieodzownym elementem prawie każdego biznesu jest samochód. Używając go do przejazdów firmowych, przedsiębiorca ponosi różnego rodzaju koszty, począwszy od zakupu paliwa, przez myjnię i naprawy, na opłatach za autostradę skończywszy. Czy paragon za przejazd drogami szybkiego ruchu może stanowić podstawę do ewidencji kosztu?

Paragon jako dowód księgowy

Z podatkowego punktu widzenia paragon może niekiedy stanowić dowód księgowy. Kwestia ta została dokładnie uregulowana w rozporządzeniu w sprawie podatkowej księgi przychodów i rozchodów.  Jak stanowi jego par. 14 ust. 4 paragonami może być udokumentowany zakup krajowy materiałów, środków czystości i bhp, materiałów biurowych w jednostkach handlu detalicznego. W przypadku zakupów zagranicznych paragonami można dokumentować zakup paliwa oraz olejów (par. 14 ust. 5).

Co ważne, paragony te muszą zostać zaopatrzone w datę i stempel (oznaczenie) podmiotu wydającego paragon, a także zawierać informacje o:

• ilości,
• cenie jednostkowej,
• wartości, za jaką dokonano zakupu.

Na odwrocie paragonu podatnik musi uzupełnić jego treść, wpisując:

• swoje nazwisko (nazwę zakładu),
• adres,
• rodzaj (nazwę) zakupionego towaru.

Paragon za autostradę jako dowód księgowy

Paragon za przejazd autostradą nie został wprost wymieniony jako dowód księgowy, na którego podstawie podatnik może zewidencjonować koszt w KPiR. Niemniej jednak nie oznacza to, że w ogóle nie może stanowić podstawy do księgowania. Jak stanowi par. 3 pkt 4 rozporządzenia z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur, paragon za przejazd autostradą uznawany jest bowiem za fakturę, gdy zawiera:

• numer i datę wystawienia,
• imię i nazwisko lub nazwę podatnika (wystawiającego paragon),
• numer, za pomocą którego podatnik (sprzedawca) jest zidentyfikowany na potrzeby podatku,
• informacje pozwalające na identyfikację rodzaju usługi,
• kwotę podatku,
• kwotę należności ogółem.

Księgowanie paragonu za autostradę w praktyce

Przedsiębiorca podczas przejazdu autostradą może otrzymać dwa typy paragonów – zarówno spełniające wymogi uznania za fakturę, jak i te, które tych wymogów nie spełniają. Prześledźmy sytuację na przykładach:

Przykład 1.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT przejeżdżał płatną autostradę, za co otrzymał paragon zawierający dane pozwalające uznać go za fakturę. Jak zaksięgować otrzymany paragon?

Paragon za przejazd autostradą w takiej sytuacji należy potraktować na równi z fakturą VAT i zaksięgować co do zasady:

• w dacie wystawienia do KPiR – kwota netto
• w dacie odbioru do rejestru zakupów VAT – kwota VAT, zgodnie z prawem do odliczenia – 50% lub 100%.

Przykład 2.

Przedsiębiorca będący czynnym podatnikiem VAT otrzymał za przejazd autostradą paragon, który nie zawiera wszystkich danych pozwalających uznać go za fakturę. Przejazd dotyczy spraw służbowych. Jak zaksięgować taki paragon w KPiR?

Z racji tego, że dowód zapłaty nie zawiera danych pozwalających uznać go za fakturę, będzie podlegał ujęciu w KPiR w kwocie wynikającej z paragonu.

Paragon za przejazd zagraniczną autostradą – księgowanie

Jeżeli przedsiębiorca również podróżował zagranicznymi płatnymi autostradami, może do kosztów uzyskania przychodów zaliczyć paragony dokumentujące przejazdy. Księgowania co do zasady dokonuje się w kwocie brutto, gdyż nie przysługuje wówczas prawo do jego odliczenia.

Zgodnie z przepisami, księgowania w KPiR dokonuje się w złotych polskich. Dlatego opłatę za przejazd autostradą, która została poniesiona w innej walucie niż PLN, należy przeliczyć zgodnie ze średnim kursem NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia kosztu, czyli w tym przypadku z dnia poprzedzającego datę wystawienia paragonu za przejazd autostradą. 

Angelika Borowska
Ekspert wFirma.pl