Zasoby ludzkie, obok zasobów finansowych czy materialnych, są postrzegane jako podstawowe bogactwo organizacji. To pracownicy, dzięki swej wiedzy, doświadczeniu, motywacji, woli i chęci dzia­łania, decydują o sukcesie Twojego zakładu. A jak Ty dbasz i inwestujesz w ten najcenniejszy zasób?

Dlaczego jedne cukiernie cieszą się dużą popularnością, a inne praktycznie świecą pustkami? Co prawda w dzisiejszych czasach te świe­cące pustkami nie mają racji bytu, ale jest sprawą oczywistą, że jedne funkcjonują lepiej, a inne gorzej. Przyczyn tej sytuacji może być wiele. Dlatego pragnę zwrócić uwagę na najcenniejszy potencjał każdego zakładu, tj. na pracowników, i tu znaleźć odpowiedź na pytanie, co zrobić, by zakład sprawniej funkcjonował. Artykuł ten daje odpowiedź na pytanie: jak rozwijać per­sonel tak, by poziom obsługi przyciągał, a nie odstraszał konsumentów.

Dlaczego szkolenia?
Rozwój personelu w ogromnym stopniu przyczynia się do poprawy jakości obsłu­gi klienta. Dlatego kierownictwo powinno znaleźć środki, aby stale podnosić kompe­tencje własne i swoich pracowników. Takim podstawowym narzędziem rozwoju, które jeszcze kilka lat temu było tylko jednym z elementów systemu motywacyjnego, jest szkolenie.

W ostatnich latach popularność szkoleń i różnych form doskonalenia przybiera na sile. Dzieje się tak m.in. za sprawą fun­duszy unijnych, które wyznaczają nowe trendy i standardy działań na rynku usług szkoleniowych. Obecnie polityka szkole­niowa bazuje na założeniu, że pracowni­ków należy postrzegać jako najważniejszy składnik organizacji, a pracodawcy powinni dążyć do tego, by tym składnikiem racjonal­nie gospodarować. Przejawem tych dążeń do sprawnego i skutecznego zarządzania personelem ma być m.in. nadanie więk­szego znaczenia szkoleniom i doskonaleniu zawodowemu. Jeżeli zatem ktoś chce pro­wadzić swój biznes w myśl nowoczesnych koncepcji zarządzania, powinien zwrócić uwagę na potrzebę rozwoju personelu.

Otwarte czy zamknięte
Dziś wiele przedsiębiorstw (nawet małych), które realizują politykę kapitału ludzkiego, postrzega szkolenia jako inwestycję, w za­mian oczekując konkretnych i mierzalnych rezultatów. Dlatego nie należy się zastana­wiać, czy szkolić, ale co zrobić, by szkolenia przyniosły jak największą korzyść.

Niektórzy przedsiębiorcy decydują się na tzw. szkolenia zamknięte, przeznaczo­ne dla danej firmy. Z reguły takie szkolenie jest bardziej efektywne, gdyż uczestnicy mają szansę zmierzyć się z problemami, z jakimi spotykają się w swoim miejscu pracy. Realizacja takich szkoleń odbywa się zawsze po rozpoznaniu i analizie po­trzeb szkoleniowych, co pozwala na do­branie konkretnych treści dla danej gru­py uczestników. Niestety takie szkolenia są dużo droższe niż tzw. szkolenia otwarte, na które możemy wysłać nawet pojedyn­czych pracowników. Na szkolenia otwarte zgłaszają się pracownicy różnych organiza­cji (czasem i z różnych branż), a program jest wystandaryzowany i istnieje większe prawdopodobieństwo, że nie będzie do­brze dostosowany do potrzeb i oczekiwań uczestnika. Niezależnie od tego, na jaką formę szkole­nia możemy sobie pozwolić, proces szko­leniowy należy rozpocząć od przeprowa­dzenia rozpoznania potrzeb szkoleniowych.

Od czego zacząć?
Rozpocznij swoje działania od rozpoznania i analizy potrzeb szkoleniowych (w skrócie – RAPS). Zanim podejmiesz decyzję o wy­słaniu pracowników na szkolenie, musisz wiedzieć, jakie szkolenie jest im potrzeb­ne. I tu pojawia się pierwsza pułapka. Za­zwyczaj, gdy przedsiębiorca decyduje się, by skorzystać z usług firm szkoleniowych, ma ku temu powody. Dostrzegł jakiś pro­blem, np. brak motywacji do pracy czy złą organizację czasu pracy, i liczy na to, że szkolenie ten problem rozwiąże. Nic bar­dziej mylnego. Może okazać się, że RAPS wykaże, iż szkolenie nie będzie najlepszą formą rozwiązania problemu – wówczas należy poszukać innego rozwiązania.

Profesjonalnie przeprowadzony RAPS zmniejsza koszty, które ponosi pracodawca, i umożliwia podjęcie właściwych decyzji, gdyż identyfikuje źródło i przyczynę ist­nienia problemu. W przypadku gdy RAPS potwierdzi potrzebę szkoleń, pozyskamy informację, jakie treści są najpotrzebniej­sze i w jakiej formie należy je przedstawić uczestnikom. Wszystko to po to, by czas poświęcony na rozwój był jak najefektyw­niej wykorzystany, a inwestycja szkolenio­wa przyniosła jak największą korzyść.
Jeżeli nie masz przekonania co do efek­tywności szkoleń i masz złe doświadczenia z różnymi firmami szkoleniowymi, zastanów się, czy nie wynika to z błędnego rozpo­znania potrzeb szkoleniowych. Ten problem dotyczy wielu mniejszych przedsiębiorstw, zwłaszcza tych, które nie mają wydzielonej komórki HR (zarządzania zasobami ludzki­mi) i brak im kompetencji w tym zakresie.

Na czym polega RAPS
RAPS zmierza do określenia luki pomiędzy stanem istniejącym, czyli umiejętnościa­mi i wiedzą aktualnie posiadanymi przez pracowników, a stanem oczekiwanym, czy­li umiejętnościami i wiedzą, jaką powinni mieć pracownicy, by efektywnie wykony­wać swoje zadania (rys. 1). Podczas analizy potrzeb należy wziąć pod uwagę nie tylko bieżące potrzeby cukierni, ale także przy­szłe, w zgodzie z jej strategicznymi planami.

RAPS umożliwia również wyznaczenie celów szkoleniowych, czyli zdefiniowanie tego, czego pracownicy powinni się nauczyć i jak powinni się zachowywać po szkoleniu. Cele szkoleniowe muszą ściśle korespondować ze strategią rozwoju cukierni. RAPS daje odpowiedź na pytanie, czy cel szkolenia ma charakter motywacyjny, czy ważniejsze jest podniesienie poziomu wiedzy uczestni­ków, czy może chcemy zainicjować zmianę postaw wśród pracowników, by podwyż­szyć standardy obsługi klientów, czy też tylko uzyskać stosowny certyfikat.

Prawidłowo wyznaczony cel szkolenia odpo­wiada zasadom wyznaczania celów SMART, według której cele powinny być konkretne, mierzalne, osiągalne, realne i zorientowane w czasie. Aby osiągnąć wyznaczone cele, szkolenie musi być przygotowane zarówno pod względem merytorycznym, jak i or­ganizacyjnym. Dlatego bardzo ważne jest to, komu powierzymy zarówno przeprowa­dzenie rozpoznania i analizy potrzeb szko­leniowych, jak i dalszą realizację procesu szkoleniowego.
Jak wybrać firmę szkoleniową?

Dobrze, gdy RAPS przeprowadza ta sama firma szkoleniowa, która prowadzi szkolenie. Ważne jest jednak, by firma na siłę nie szukała argumentów za przeprowadzeniem szkolenia, gdy jest ono niezasadne. Dlatego już od po­czątku współpracy należy szukać takiej firmy, której będziemy mogli zaufać. Nigdy nie należy zatrudniać firmy bez rekomendacji.
Firmy szkoleniowe czy trenerzy tzw. „wolni strzelcy” zazwyczaj działają z polecenia i za­wsze dbają, by mieć aktualne referencje. Za­nim zdecydujemy się, by skorzystać z pakietu szkoleń czy treningów, warto przetestować taką firmę czy trenera w działaniu. Wszystko to po to, by poznać sposób działania i dać so­bie czas na lepsze poznanie oraz zrozumienie wzajemnych oczekiwań.

Dobra inwestycja
Jeżeli nadal uważasz, że szkolenia są tylko kosztem, to zmień takie myślenie. Dobrze zorganizowane i przeprowadzone szkolenia poprzedzone rzetelną analizą i rozpoznaniem potrzeb szkoleniowych to inwestycja, która przekłada się na efektywność oraz utrzyma­nie przewagi konkurencyjnej. Niestety – wciąż na drodze do realizacji projektów szkolenio­wych stoją sami kierownicy. Największymi barierami są ich pasywność i nieświadomość kosztów, jakie wiążą się z nieinwestowaniem w rozwój pracowników, przeciążenie pracą, a także nieznajomość problematyki szkole­niowej. Korzyści z inwestowania w rozwój kompetencji to klucz do sukcesu, a szkole­nia przede wszystkim kształtują kulturę or­ganizacji, która wywiera wpływ na postawy i zachowania pracowników, tym samym – na efektywność całego zakładu.

Literatura dostępna u autorki.

dr inż. Joanna Tokar, trener, coach, autor książki Samodoskonalenie menedżerów – rozwój kompetencji przywódczych