Banki kojarzone są najczęściej jako dostawcy usług finansowych. Umożliwiają dokonywanie wpłat i wypłat gotówki, zaciąganie kredytów czy tworzenie lokat. W ostatnim okresie w ofertach bankowych można znaleźć narzędzia do samodzielnego prowadzenia księgowości online.

W każdym przypadku jest to jedynie dodatek, mający na celu uatrakcyjnienie oferty bankowej dla przedsiębiorcy. Budzi to wątpliwości, czy oraz jak wiele, do tej pory, „gratisów” wcześniej czy później zostanie wycofanych z puli udostępnionych usług w ramach rachunku bankowego. Warto się zastanowić, na ile bezpieczne jest zatem korzystanie z bankowej księgowości online. Może lepiej wybrać inny system do samodzielnego prowadzenia księgowości udostępniany przez wyspecjalizowane firmy?

Czym jest usługa samodzielnej księgowości online?
W praktyce funkcjonuje wiele modeli usług, które można nazwać księgowością online. Charakteryzuje ją głównie zespół udostępnionych przez internet narzędzi informatycznych mających umożliwić samodzielną pracę przy wsparciu doradcy lub dedykowanego księgowego online. Usługa z dużym powodzeniem rozwijana jest od 15 lat na rynku polskim, który w tym przypadku nie odstaje od światowych tendencji. Za pośrednictwem takich systemów księgowych przedsiębiorca może dokonywać księgowań, prowadzić wymagane ewidencje oraz generować i wysyłać wszystkie raporty i deklaracje.

Jak wybrać system księgowy, czyli na co zwrócić uwagę?
Przedsiębiorcy, których działalność wymaga prowadzenia księgowości podatkowej „uproszczonej”, mają duży wybór pomiędzy dostępnymi na rynku systemami księgowymi online.

Zarówno przy wyborze modelu pracy, jak i systemu księgowego należy zwrócić uwagę na bogactwo jego funkcji, jakość wiedzy wspierających ekspertów i bezpieczeństwo przechowywanych danych.

Niezbędne funkcje księgowe, których czasem brakuje!

- Aktualizacje prawne systemu
Prawo podatkowe ulega nieustannym zmianom, dlatego przedsiębiorca powinien znaleźć taki system księgowy, który zawsze zapewni pracę opartą na obowiązujących przepisach, czyli będzie często aktualizowany w celu wdrożenia prawnych zmian.

- Funkcje niezbędne do rozliczania firmy
Istotne jest, aby system księgowy zapewniał możliwość rozliczenia różnorodnych transakcji, które wcześniej czy później zdarzą się przedsiębiorcy. Są to między innymi:

• rozliczanie przejazdów – zarówno samochodem prywatnym, jak i wynajętym krótkoterminowo (tzw. samochody na minuty) lub na zasadach leasingu;
• rozliczanie środków trwałych – zakup laptopa, komputera, maszyn, urządzeń itp.;
• rozliczanie transakcji zagranicznych – reklama AdSense, Google, Facebook, Dropbox, Amazon;
• rozliczanie różnic kursowych – płatności w walutach obcych.

Ponadto dobre systemy szczycą się szeregiem bezpośrednich integracji usprawniających życie przedsiębiorcom:
integracja z GUS-em – importowanie danych kontrahentów;
integracja z KRD – sprawdzanie rzetelności;
integracja z Ministerstwem Finansów – raportowanie JPK i współpraca z krajowym rejestrem faktur;
integracja z eZUS i PUE – wykluczenie takich archaizmów jak Płatnik.

Mając powyżej wymienione narzędzia do dyspozycji, przedsiębiorca nie musi martwić się o poprawność wyliczeń.

Wspomnieć należy też o technologii. Dobre systemy posiadają schematy księgowe uczące się na bazie księgowanych zdarzeń przez dziesiątki tysięcy klientów. Pozwala to z czasem na zautomatyzowanie procesu księgowego w oparciu o elektronicznie przetworzone faktury.

Poziom merytoryczny naszego doradcy lub księgowego
Funkcją, która zdecydowanie wyróżnia niektóre systemy księgowości online, jest oferowane wsparcie prawne, księgowe, kadrowe oraz techniczne. Powinno ono być udzielane przez najwyższej klasy ekspertów z różnych dziedzin prawnych. Na ogół jest z tym różnie.

Przykładem systemu, którego eksperci są – potocznie mówiąc – z górnej półki, jest system księgowości online wFirma.pl. Udzielają oni specjalistycznych porad, bazując na wiedzy zdobytej w praktyce przez lata pracy zawodowej. Mogą się oni poszczycić również autorstwem tysięcy publikacji w najpopularniejszych serwisach branżowych, tj. Poradnik Przedsiębiorcy oraz Poradnik Pracownika. 

Bezpieczeństwo – czyli archiwizacja dokumentów
Każdy przedsiębiorca prowadzący działalność gospodarczą zobowiązany jest do przechowywania w określonym przepisami terminie dokumentacji firmowej.

Zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej okres przedawnienia zobowiązania podatkowego wynosi 5 lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin płatności podatku.

Zatem przedsiębiorca ma obowiązek przechowywania dokumentacji księgowej przez 5 lat, a dokumentacji kadrowo-płacowej przez 10 lat.

Wybierając więc system księgowy, przedsiębiorca powinien zwrócić uwagę, czy zapewnia on archiwizację dokumentów księgowych, które w przypadku ewentualnej kontroli mogą być wymagane przez organy podatkowe.

Istotne jest, aby przedsiębiorca w każdej chwili miał pełny dostęp do danych oraz aby nie były one usuwane przed upływem przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Bankowa księgowość online – w skrócie
Przeanalizowaliśmy wszystkie udostępnione przez banki systemy do samodzielnego prowadzenia księgowości online.

Regulaminy usługi bankowej księgowości online
W każdym znanym nam przypadku bank zastrzega sobie prawo do natychmiastowego zaprzestania świadczenia usług w tym zakresie. Dostawcy usług nie wysilili się nawet, by wskazać, co ze zgromadzonymi danymi, czy przedsiębiorca będzie miał możliwość ich zaimportowania w formacie umożliwiającym mu ich dalsze przetwarzanie.

Cena bankowej księgowości online – nie ma nic za darmo!
Banki promują usługę, określając ją jako darmową, problem w tym, że darmowa ona w rezultacie wcale nie jest. Zakres usługi jest tak skonstruowany, że wcześniej czy później użytkownik odda z nawiązką to, co wydawało mu się, że zaoszczędził.

Darmowe narzędzia to:

• proste wystawienie faktury,
• wprowadzenie kosztu,
• wyliczenie podatku,
• automat wyliczający ZUS.

Pytania same się nasuwają. Co w przypadku gdy:

• kupię wyposażenie lub środek trwały? – wyższy pakiet;
• używam prywatnego samochodu? – wyższy pakiet;
• choruję i muszę zmienić składkę ZUS? – wyższy pakiet;
• kupuję reklamy na FB lub Google Ads? – wyższy pakiet;
• płacę lub otrzymuję zapłatę w walutach obcych? – wyższy pakiet.

To tylko przykładowe sytuacje, które zmuszą nas wcześniej lub później do zakupu pakietu za 150 PLN w przypadku najbardziej znanej bankowej księgowości online.

Statystyki wskazują, że przynajmniej jeden raz na kwartał przedsiębiorca potrzebuje specjalistycznej porady. Co w takim przypadku?

Usługa bankowej księgowości online wycenia takie usługi:

• mailowa konsultacja techniczna – cena od 15 PLN za e-mail;
• mailowa konsultacja z doradcą – cena od 50 PLN za e-mail.

Nie ma nic za darmo – tę złotą zasadę należy wyryć w swojej pamięci raz na zawsze.

Po przeliczeniu różnych funkcji składających się na usługę możemy stwierdzić, że koszt miesięczny korzystania z bankowej księgowości online może wynosić 400 PLN i więcej.

Z pewnością w przypadku przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą ta kwota może okazać się zbyt wysoka. Zatem ostateczna cena to zdecydowanie minus bankowej księgowości online.

Księgowość online – stawiaj na profesjonalistów!
Prowadząc firmę, przedsiębiorcy, tak jak ich klienci, wymagają wysokiej jakości nabywanych usług. Dlatego też chętniej współpracują z godnymi zaufania dostawcami oprogramowania.

Księgowość online, czyli oprogramowanie dostarczane przez wyspecjalizowane firmy
Jednym z systemów, jaki możemy przedstawić, jest system do prowadzenia samodzielnej księgowości online wFirma.pl.

Jest on niewątpliwie najbardziej rozbudowanym systemem na rynku oraz ma ugruntowaną pozycję.

Usługi udostępniono w pakietach, według podstawowych potrzeb przedsiębiorcy:

• Zarządzanie sprzedażą
• program do fakturowania – wszystkie rodzaje faktur,
• system do zarządzania kontaktami i zadaniami – CRM,
• system do zarządzania gospodarką magazynową,
• integracja z Allegro+ i innymi market place’ami,
• integracja z GUS-em – import danych,
• mobilna aplikacja do fakturowania mojo.pl;
• Księgowość online
• schematy księgowe wydatków i przychodów,
• środki trwałe i wyposażenie,
• rozliczenie pojazdów – kilometrówka do VAT i PIT,
• moduł kasa/bank – integracja z bankowością elektroniczną,
• automatyczne rozliczanie różnic kursowych,
• deklaracje i raporty JPK,
• integracja z Ministerstwem Finansów;
• Kadry, płace i ubezpieczenia ZUS
• sporządzanie umów o pracę, zleceń i o dzieło,
• ewidencja czasu pracy,
• zgłoszenia, deklaracje i raporty,
• rozliczenie podatkowe pracowników,
• pełna integracja z e-ZUS.

Ponadto przedsiębiorca, korzystając z dowolnego pakietu, ma nielimitowane wsparcie ekspertów księgowych, kadrowych, podatkowych i technicznych. Koszt zakupienia pakietu waha się pomiędzy 34 a 70 PLN za miesiąc.

Szczegółowe informacje o ofercie cenowej można znaleźć po kliknięciu w Cennik.

Księgowość online – bezpieczeństwo jest najważniejsze
Co istotne, system zawsze jest dostosowany do obowiązujących przepisów prawa podatkowego. Co kwartał dokonywane są aktualizacje systemu, które nie tylko wprowadzają zmiany wynikające z przepisów. Wprowadzają one nowe, przydatne funkcje, często zgłaszane przez użytkowników. Można powiedzieć, że klient ma bezpośredni wpływ na rozwój systemu.

A skoro o przepisach mowa, ważną informacją z perspektywy użytkownika jest to, że system spełnia wszystkie wymogi rozporządzenia RODO dotyczące przetwarzania, przechowywania i archiwizowania danych.

Codziennie robione są kopie zapasowe, przechowywane w profesjonalnych serwerowniach, nad których bezpieczeństwem czuwa sztab specjalistów od zabezpieczeń.

Dodatkowo dostawca oprogramowania zapewnia przechowywanie dokumentacji firmowej przez 5 lat po zakończeniu współpracy. Można zatem stwierdzić, że system spełnia wymogi dotyczące bezpieczeństwa zapisu danych oraz ich przechowywania.

Więcej o archiwizacji dokumentacji w systemie można znaleźć w artykule: Elektroniczne archiwum dokumentów lub w Regulaminie systemu.

Podsumowując, wybór systemu do prowadzenia samodzielnej księgowości powinien być bardzo dobrze przemyślany. Przedsiębiorca, zanim zdecyduje się na oprogramowanie, powinien zweryfikować przede wszystkim, czy dany system gwarantuje odpowiedni stan prawny, bezpieczeństwo danych, czyli archiwizację oraz czy zapewnia funkcjonalność na takim poziomie, aby przedsiębiorca mógł rozliczać zdarzenia zgodnie z prawem podatkowym.

Sandra Maj, ekspert wFirma.pl