Mówiąc o klientach, najczęściej mamy na myśli tych, którzy bezpośrednio kupują nasz produkt. A przecież klientów jest dużo więcej: to nasi partnerzy, dostawcy, współpracownicy, praktykanci. Profesjonalne podejście oraz właściwa komunikacja mają duży wpływ na relacje panujące w firmie i jej zewnętrzny wizerunek.

Budowanie relacji jest procesem skomplikowanym, ale to, w jaki sposób damy się poznać na samym początku oraz przy okazji każdego kolejnego spotkania, pozwoli na poważne traktowanie Ciebie oraz Twojej firmy. Dobra współ­praca leży we wspólnym interesie, dlatego warto poświęcić czas na wyznaczenie pewnych standardów i ujednolicenie komunikacji ze wszystkimi podmiotami.

Bez klientów prowadzenie interesów to żaden interes.
                Patricia B. Seybold

Forma kontaktu
Każdego dnia kontaktujesz się z osobami, które w większym lub mniejszym stopniu uczestniczą w kształtowaniu Twojej firmy. Zasta­nów się, jak wygląda proces komunikacji np. z dostawcą surowców. Czy podczas rozmowy telefonicznej usłyszy jednakowe przywita­nie (np.: „Dzień dobry, tu Jan, Firma X, w czym mogę pomóc?”)?

Również forma bezpośredniego spotkania powinna być przemy­ślana. Savoir-vivre obowiązuje bez względu na to, czy rozmawiasz z firmą, której zapewnisz swoje wyroby na spotkanie, czy z do­stawcą mąki bądź mleka. Punktualność, uścisk ręki na przywi­tanie, pozytywny wyraz twarzy, ubiór, sposób wypowiadania się – to elementy, o których na pewno wiesz, jednak w pośpiechu, natłoku różnych spraw zdarza się o nich zapomnieć.

Bardzo pomocne i istotne we właściwej komunikacji jest wysłanie rozmówcy podsumowującego maila po spotkaniu. Dzięki temu ani Ty, ani Twój rozmówca nie zapomnicie o ustaleniach, a do­datkowo pokażesz, że jesteś dobrze zorganizowany i poważnie podchodzisz do każdej rozmowy.

Elementy wspierające komunikację
Komunikacja prowadzona przez Internet to jeden z wielu sposo­bów pomocnych w rozwijaniu i utrzymywaniu dobrych relacji. Czy e-maile, które wysyłasz partnerom, dostawcom, są w domenie firmowej, czy kończą się np. „wp.pl” lub „o2.pl”? Wykupienie do­meny z nazwą firmy nie jest drogie, wyniesie ok. 50 zł rocznie, a ustawienie przez informatyka nie powinno kosztować więcej niż 500 zł jednorazowo. Domena jest Twoją wizytówką, dzięki adresowi elektronicznemu z nazwą firmy w domenie pokazujesz się z profesjonalnej strony.

zobacz PDF >>

Podstawową zasadą jest czytelny układ, tak, aby odbiorca bez problemu znalazł najważniejsze dane. Konieczne jest oczywiście zamieszczenie imienia i nazwiska oraz numeru telefonu. Dzię­ki temu osoba zainteresowana nie będzie musiała tracić czasu na wyszukiwanie tych informacji w Internecie. Dodatkowo można pomyśleć o umieszczeniu logo firmy, co bez wątpienia urozmaici stopkę i nada jej profesjonalny charakter.

Bardzo ważne są elementy wymagane prawem, o których mówi Kodeks spółek handlowych. Niezbędne jest umieszczenie informacji o wpisie firmy do Krajowego Rejestru Sądowego, numeru identy­fikacji podatkowej, adresu i siedziby firmy oraz wysokości kapitału zakładowego. Poniżej możesz, ale nie musisz, dodać adnotację o poufności oraz wzmiankę informującą, że dbasz również o śro­dowisko. Anglojęzyczna wersja może być dodatkowym atutem.

Identyfikacja wizualna
Sytuacja wygląda podobnie w przypadku faktur i papieru firmo­wego. Czy ich wygląd w jakikolwiek sposób wspomaga budowanie wizerunku marki? Czy znajduje się na nich Twoje logo? Czy masz określony wzór pisma, który stosujesz i wysyłasz partnerom?

Jeżeli dopiero rozważasz wybór projektu i wprowadzenie jednolite­go szablonu, pomyśl o efektownej grafice. Może być tak, że papier firmowy będzie pierwszym elementem, z jakim zetknie się Twój przyszły klient, dlatego tak ważne jest, by wywierał on pozytyw­ne wrażenie. Tak jak w przypadku stopki, również papier firmowy musi zawierać wszelkie niezbędne informacje, zaprezentowane w przystępny sposób.

Wdrożenie standardów w całej firmie
Aby komunikacja była na jak najwyższym poziomie, musi być usys­tematyzowana w całym przedsiębiorstwie. W przypadku nowych pracowników nie powinno to nastręczać problemów. Zadaniem pracodawcy jest opowiedzenie o sposobach komunikacji z part­nerami czy dostawcami. Jeżeli od początku będą stosować się do zasad panujących w firmie, odpowiednie poprowadzenie roz­mowy telefonicznej „wejdzie im w krew”. Jeżeli zmiany nastąpią dopiero po pewnym czasie od powstania firmy, niezbędne będzie spotkanie organizacyjne, podczas którego o nich poinformujesz. Być może wspólnie z zespołem wymyślisz projekt nowej stopki i papieru firmowego.
Nie zapomnij wytłumaczyć, po co to robicie. Każda zmiana uza­sadniona przez przełożonego jest łatwiej i chętniej przyswajana.

Dla chcącego nic trudnego!
Jak widzisz, jest kilka elementów, które mogą wydawać się bła­he, jednak – czy chcesz, czy nie – są oceniane. Przemyśl, czy na zewnątrz Twoja firma wygląda na uporządkowaną. Jeżeli nie, warto nad tym popracować, ponieważ stworzenie np. szablonu dokumentów tekstowych w programie Word zajmie Ci nie więcej niż 15 minut!

 Polecamy również:

• Partner to też klient
• Kryzys? Mnie to nie dotyczy!
• Social Media w biznesie
• Podwieczorki z Akademią Mistrza – spotkania pełne inspiracji - RELACJA WIDEO
• Zadowolony klient
• Dobra oferta - dowiedz się jak ją zrobić
• Pokaż się z dobrej strony, czyli co i do kogo mówić o firmie
• Jak wytrenować Mistrza?
• Społeczna odpowiedzialność – czy mnie też dotyczy?